Procedures (SOP)
Procedures van het AMT-kwaliteitsmanagementsysteem (AMTMS).
- 19-001 SOP Goedkeuren en valideren KMS-documenten
- 20-008 SOP Klachtenbehandeling PV
- 20230612 SOP Hygiëne-en reinigingsprocedure reanimatiepoppen
19-001 SOP Goedkeuren en valideren KMS-documenten
Procedure AMTMS 19-001 – versie 2.00 – nog te valideren.
| Procedure (SOP) | AMTMS 19-001 | SOP geldig tot | |
|---|---|---|---|
| goedkeuren en valideren KMS-documenten | |||
| Datum goedkeuring SOP | Datum start SOP | Goedkeurder (functie) | Eigenaar (functie) |
| Raven Van Hove | Bestuur | ||
Doel SOP
De documenten van het AMT-kwaliteitsmanagementsysteem volgens een digitale procedure laten goedkeuren en/of laten valideren door de bevoegde personen.
De digitale procedure vervangt de fysieke handtekening op deze interne documenten.
De e-mails met de goedkeuring en/of validatie van het document bewaart de ‘Eigenaar’ in zijn mailbox gedurende de geldigheidsduur van het document.
Doelgroep SOP
Alle medewerkers die kwaliteitsdocumenten opmaken binnen het AMTMS-systeem.
Extra informatie SOP
Voor het niet-dringend liggend patiëntenvervoer voorziet het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van artikel 6, 7, 8 en 12 van het decreet van 18 mei 2018 betreffende het niet-dringend liggend ziekenvervoer van 08-02-2019 en meer specifiek Art. 4 1°, 3° en 4° een validatie door een medisch verantwoordelijke.
Toepassingsgebied SOP
Voor alle kwaliteitsdocumenten binnen het AMTMS-systeem, ongeacht welke medewerker het document opstelde.
Uitzonderingen SOP
Niet van toepassing.
Referentiedocumenten SOP
Niet van toepassing.
Procedure (SOP)
Voor alle kwaliteitsdocumenten binnen het AMTMS-systeem:
| Verantwoordelijke (functie) | Stap | Actie |
|---|---|---|
| Medewerker | 1 | Maak een document op binnen het AMTMS-systeem. |
| Medewerker | 2 | Stuur het document via e-mail naar de ‘Eigenaar’ van bijvoorbeeld de richtlijn (RIC), de procedure (SOP) of werkinstructie (WIN). Indien de ‘Eigenaar’ niet gekend is, stuur het document naar het bestuur. |
| Eigenaar | 3 | Zorg er voor dat het document zowel vormelijk als inhoudelijk voldoet om opgenomen te worden in het AMTMS-systeem. |
| Eigenaar | 4 | Stuur het verwerkte document naar de ‘Goedkeurder’ van het document. |
| Goedkeurder | 5 | Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 7. Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 6. |
| Eigenaar | 6 | Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Goedkeurder’, ga dan naar stap 4. |
| Eigenaar | 7 | Plaatst het document op de wiki (wiki.amt.events). |
Voor de documenten van het niet-dringend liggend patiëntenvervoer die de medisch verantwoordelijke dient te valideren:
| Verantwoordelijke (functie) | Stap | Actie |
|---|---|---|
| Medewerker | 1 | Maak een document op binnen het AMTMS-systeem. |
| Medewerker | 2 | Stuur het document via e-mail naar de ‘Eigenaar’ van bijvoorbeeld de richtlijn (RIC), de procedure (SOP) of werkinstructie (WIN). Indien de ‘Eigenaar’ niet gekend is, stuur het document naar het bestuur. |
| Eigenaar | 3 | Zorg er voor dat het document zowel vormelijk als inhoudelijk voldoet om opgenomen te worden in het AMTMS-systeem. |
| Eigenaar | 4 | Stuur het verwerkte document naar de ‘Goedkeurder’ van het document. |
| Goedkeurder | 5 | Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 7. Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 6. |
| Eigenaar | 6 | Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Goedkeurder’, ga dan naar stap 4. |
| Eigenaar | 7 | Stuur het document via e-mail naar de ‘Medisch verantwoordelijke’. |
| Medisch verantwoordelijke | 8 | Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 10. Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de Eigenaar, ga dan naar stap 9. |
| Eigenaar | 9 | Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Medisch verantwoordelijke’, ga dan naar stap 4. |
| Eigenaar | 10 | Plaatst het document op de wiki (wiki.amt.events) en geeft daar aan dat het document gevalideerd is door de ‘Medische verantwoordelijke’ en vermeldt tevens de datum van de validatie. |
Communicatie SOP
| Doelgroep communicatie | Verantwoordelijke communicatie (functie) | Timing communicatie | Communicatiemiddel |
|---|---|---|---|
| Raven Van Hove | Bestuur | ||
| Medisch verantwoordelijke | Bestuur | ||
| AMT-bestuursleden | Bestuur | wiki.amt.events |
Versie SOP
| Versie | Datum | Goedkeurder/Auteur (naam) | Reden aanpassing |
|---|---|---|---|
| 2.00 | 16-10-2026 | Raven Van Hove / Bestuur | Omgezet naar AMT (huisstijl en organisatie) |
20-008 SOP Klachtenbehandeling PV
Procedure AMTMS 20-008 – versie 2.00 – nog te valideren.
| Procedure (SOP) | AMTMS 20-008 | SOP geldig tot | |
|---|---|---|---|
| behandeling van klachten en meldingen in patiëntenvervoer | |||
| Datum goedkeuring SOP | Datum start SOP | Goedkeurder (functie) | Eigenaar (functie) |
| Bestuur | klachtencoördinator | ||
Doel SOP
Het doel van de procedure is drieledig:
Beschikken van een eenduidige, snelle en inzichtelijke werkwijze van het behandelen, het documenteren en het afhandelen van klachten en meldingen.
Inzicht krijgen in de omvang en de aard van de klachten om het proces van continu verbeteren te voeden door bijvoorbeeld het maken van nieuwe of het aanpassen van bestaande richtlijnen, procedures of werkinstructies.
Voldoen aan de overeengekomen afspraken.
Doelgroep SOP
Alle medewerkers.
Extra informatie SOP
Artikel 12. van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van artikel 6, 7, 8 en 12 van het decreet van 18 mei 2018 betreffende het niet-dringend liggend ziekenvervoer van 8 februari 2019:
…
De dienst beschikt over een procedure voor klachtenbehandeling. Met het oog op klachtenbehandeling kan het uur en de plaats van vertrek en aankomst voor iedere rit worden geobjectiveerd. De klachtenprocedure is onderdeel van het kwaliteitssysteem van de dienst en bestaat minstens uit:
de registratie van de klacht;
de registratie van het type van de klacht;
het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht;
de correctieve maatregelen die genomen worden naar aanleiding van de klacht;
de communicatie over de klacht met de betrokkene die de klacht heeft ingediend;
de verdere stappen die kunnen worden genomen als de klachtbehandeling voor de melder van de klacht geen afdoende resultaat heeft opgeleverd.
Gebruikte begrippen:
Melding:
betreft een mogelijke tekortkoming van AMT of een probleem waarbij de patiënt geen negatieve gevolgen/schade heeft ondervonden.
Klacht:
is een uiting van ontevredenheid over de dienstverlening van AMT. Bijvoorbeeld de manier waarop iemand behandeld werd, de manier waarop de dienstverlening (niet) werd uitgevoerd of de termijn waarbinnen deze (niet) werd uitgevoerd.
Indiener:
de persoon die een klacht formuleert naar AMT. Dit is niet noodzakelijk de patiënt, het slachtoffer of de benadeelde.
Klachtencoördinator:
een aangestelde medewerker die alle klachten/meldingen opvolgt vanaf ontvangst tot aan het afsluiten van het dossier.
Onderzoeker:
een medewerker die wordt aangesteld om een klachtendossier te onderzoeken. De onderzoeker wordt aangeduid door de directie of de klachtencoördinator. Bij de aanstelling wordt bijzondere aandacht geschonken aan het vermijden van een belangenconflicten in hoofde van de onderzoeker.
Directie:
bestaat uit de directie van AMT. Zij worden van alle klachten geïnformeerd en zijn bevoegd om bijvoorbeeld (bewarende) maatregelen te nemen of een gerechtelijke procedure op te starten.
Toepassingsgebied SOP
Patiëntenvervoer.
Uitzonderingen SOP
Niet van toepassing.
Referentiedocumenten SOP
In de behandeling van klachten en meldingen kunnen alle documenten, rekening houdend met de privacywetging, aangewend worden voor het onderzoek.
Procedure (SOP)
| Verantwoordelijke (functie) | Stap | Actie |
|---|---|---|
| Indiener | 1 | Formuleert klacht of melding via:
|
| Klachtencoördinator | 2 | Registreert klacht of melding in het klachtenregister. |
| Klachtencoördinator | 3 | Controleert of alle noodzakelijke informatie beschikbaar is en vraagt indien nodig om verduidelijking. |
| Klachtencoördinator | 4 | Stuurt binnen de 24 uur (werkdagen) de indiener een e-mail voor een goede ontvangst van de klacht of melding. |
| Klachtencoördinator | 5 | Onderzoekt de ontvankelijkheid van de melding of klacht. |
| Klachtencoördinator | 6 | Meldt de melding of klacht aan de directie. |
| Klachtencoördinator | 7 | Stelt een onderzoeker aan. |
| Onderzoeker | 8 | Onderzoekt de feiten van de klacht of melding. |
| Onderzoeker | 9 | Maakt binnen de 14 dagen een verslag van het onderzoek en bezorgt dit aan de klachtencoördinator. |
| Klachtencoördinator | 10 | Registreert het verslag en informeert de directie |
| Directie | 11 | Behandelt de klacht en neemt de nodige beslissingen. |
| Klachtencoördinator | 12 | Voert de beslissingen van de directie uit. |
| Klachtencoördinator | 13 | Stuurt de indiener binnen de 14 kalenderdagen vanaf de genomen beslissing een gemotiveerd antwoord. |
| Klachtencoördinator | 14 | Volgt de uitvoering van de beslissingen op. |
| Klachtencoördinator | 15 | Sluit de klacht af. |
1. ontvangst van klacht of melding
Iedere klacht of melding wordt schriftelijk ingediend. Dit gebeurt:
bij voorkeur via e-mail naar klachten@amt.events;
per post:
Antwerps Medisch Team
dienst klachten
Moretusstraat 84
2660 Hoboken
Klachten of meldingen, via telefoon, sociale media of mondeling worden doorverwezen naar klachten@amt.events.
Wanneer een klacht of melding toekomt op een ander e-mailadres of wanneer een bestande e-maildiscussie leidt tot een klacht of melding moet deze onmiddellijk worden bezorgd aan klachten@amt.events, alle klachten/meldingen zullen met de nodige discretie en sereniteit worden behandeld.
Het is mogelijk dat een melding wordt omgezet naar een klacht, dit kan bijvoorbeeld bij een melding:
met lichamelijke of materiële schade;
waarbij duidelijk de wetgeving werd overtreden;
waarbij interne richtlijnen, procedures of werkinstructies niet werden gerespecteerd;
met zwaarwichtige elementen die een verder onderzoek noodzakelijk maken.
Klachten worden bij voorkeur ingediend binnen de 3 maanden. Na deze termijn is een accuraat onderzoek minder evident. De factuurvoorwaarden wijken van deze termijn af.
Klachten/meldingen over grensoverschrijdend gedrag worden toevertrouwd aan de interne of externe vertrouwenspersoon (externe preventiedienst). AMT adviseert de indiener steeds bij dit type klachten om ook een klacht neer te leggen bij de politie.
2. registratie ontvangst van klacht of melding
Alle klachten en meldingen worden geregistreerd door de klachtencoördinator op een afgeschermd platform.
Klachten ingediend via de website worden automatisch (beperkt) geregistreerd. De klachtencoördinator ontvangt hiervan een geautomatiseerde melding waardoor de procedure tot afhandeling van de klacht wordt opgestart.
Bij onduidelijke of vage klachten zal de klachtencoördinator de indiener vragen zijn klacht of melding te verduidelijken of te vervolledigen.
Na registratie ontvangen de indiener en de directie een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging wordt ten laatste 24 uur na registratie uitgestuurd en maakt melding van het registratienummer.
Schermafdruk van het klachtenregister in Creatio (CRM-software):
3. ontvankelijkheid van klacht of melding
AMT kan een klacht als onontvankelijk catalogeren als de klacht:
Kwetsend of beledigend geformuleerd is;
Anoniem werd ingediend of wanneer er gebruik werd gemaakt van valse identiteitsgegevens;
Voorwerp is van een gerechtelijke procedure;
Vaag is omschreven, waarbij de indiener, na vraag tot verduidelijking, nalaat deze te verduidelijken;
Onvoldoende feitelijk is omschreven, waarbij de indiener, na vraag tot verduidelijking, nalaat deze te verduidelijken;
Een materie betreft waarvoor AMT niet bevoegd is;
Een andere dienstverlener betreft;
Ongegrond is.
Wanneer een klacht onontvankelijk is krijgt de indiener hiervan een gemotiveerde melding per e-mail.
4. onderzoek van klacht of melding
Afhankelijk van de aard van de klacht/melding wordt deze toegewezen aan een onderzoeker. Deze onderzoeker wordt aangeduid door de klachtencoördinator of de directie, rekening houdend met de volgende voorwaarden:
Is beschikbaar in de periode na ontvangst van de klacht of melding;
Is geen betrokkene of belanghebbende;
Heeft kennis van de interne werking, procedures, werkinstructies en richtlijnen.
De onderzoeker zal zijn onderzoek uitvoeren met de nodige discretie en hierbij de identiteit van de indiener vertrouwelijk houden.
De onderzoeker maakt een verslag ten aanzien van de directie met minimaal de volgende informatie:
Omstandigheden;
Betrokkenheid medewerkers / geledingen;
Welke richtlijnen, procedures of werkinstructies (niet) gevolgd werden;
Genomen correctieve maatregelen;
Eventuele preventieve maatregelen;
Mogelijke verbeterpunten;
Gemotiveerd advies indien de klacht ongegrond is.
De onderzoeker beperkt zich enkel tot de feiten en zal bij zijn verslag ook bewijsstukken toevoegen om zijn advies te staven zoals een verslag van een medewerker, foto’s of documenten.
De onderzoeker geeft zijn opdracht onmiddellijk terug bij een mogelijk belangenconflict.
5. beoordeling en maatregel
De onderzoeker maakt zijn verslag, gemotiveerde adviezen en bewijsvoering over aan de klachtencoördinator.
Na controle op volledigheid door de klachtencoördinator zal deze dit overmaken aan de directie.
De directie kan een van volgende beslissingen nemen (niet limitatief):
Klacht ongegrond verklaren;
Advies tot verzoening of bemiddeling;
Verzoek tot bijkomend onderzoek;
Sanctie of straf tegen een medewerker (conform de vigerende interne regelgeving/arbeidsreglement);
Een gerechtelijke procedure opstarten.
De directie zal naast het nemen van een beslissing ook aangeven wie de opvolging van de beslissing verzekert en bepaalt hiervoor ook een termijn. De klachtencoördinator bewaakt deze termijnen.
De indiener ontvangt van de klachtencoördinator binnen de 14 kalenderdagen vanaf de genomen beslissing een gemotiveerd antwoord.
Na het uitvoeren van de beslissing informeert de klachtencoördinator de directie.
Als hieruit blijkt dat het dossier is opgelost zal de klachtencoördinator het dossier afsluiten.
stroomdiagram van de klachtenbehandeling:
Communicatie SOP
| Doelgroep communicatie | Verantwoordelijke communicatie (functie) | Timing communicatie | Communicatiemiddel |
|---|---|---|---|
| AMT-bestuursleden | Bestuur | wiki.amt.events | |
| Medewerkers die niet-dringend patiëntenvervoer uitvoeren of organiseren | Bestuur | wiki.amt.events | |
| Medewerkers die patiëntenvervoer uitvoeren of organiseren | Bestuur | wiki.amt.events |
Versie SOP
| Versie | Datum | Goedkeurder/Auteur (naam) | Reden aanpassing |
|---|---|---|---|
| 2.00 | 16-10-2026 | Raven Van Hove / Bestuur | Omgezet naar AMT (huisstijl en organisatie) |
20230612 SOP Hygiëne-en reinigingsprocedure reanimatiepoppen
Procedure AMTMS 20230612 – versie 2.00 – nog te valideren.
Hygiëne- en reinigingsprocedures voor reanimatiepoppen
Versie 1
Doelstelling
Met deze procedure verduidelijken we hoe we reanimatiepoppen correct dienen te reinigen, te ontsmetten of automatisch te reinigen.
Toepassing
Deze procedure is van toepassing op alle reanimatiepoppen die gebruikt worden door lesgevers en cursisten die opleidingen volgen of geven binnen AMT.
Definities
Reinigen = mechanisch ontdoen van zichtbare bevuiling: het aantal aanwezige micro-organismen wordt hierdoor verlaagd. Dit kan bijvoorbeeld met water en zeep, met detergent.
Desinfecteren– ontsmetten = handeling met tijdelijk effect die ongewenste micro-organismen verwijdert, doodt of hun werking stopt.
Bijvoorbeeld desinfectie mond/ neus met Alcohol swabs 70%.
Het resultaat beperkt zich tot de aanwezige micro-organismen.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
| WIE? | WAT? |
|---|---|
| Voorzitter COPL | Eindverantwoordelijk voor de implementatie van deze procedure bij de verschillende commissies. |
| Coördinator opleidingen | Eindverantwoordelijk voor de implementatie van deze procedure bij de interne en freelance lesgevers. |
| Lesgevers | Correct reinigen en desinfecteren van reanimatiepoppen tijdens en na opleidingen. |
| Lesgevers | Kennen en volgen van de werkwijze. |
| Informatieplatform | Beheer van de procedure |
Werkwijze
5.1 Gezichtshuid
Om de oefenpop in een schoon en hygiënische staat te houden, wordt het aanbevolen om voor elke student een apart Laerdal oefenpopgezicht te gebruiken. Binnen AMT wordt gekozen om te handelen volgens 5.1.1.
5.1.1 Schoonmaken tijdens de reanimatieles
Als meerdere cursisten één oefenpop gebruiken tijdens een reanimatietraining, reinigt u het oefenpopgezicht na elk gebruik grondig met alcohol swabs ontsmettings- en reinigingsdoekjes individueel verpakt.
5.1.2 Gebruik individuele alcohol swabs?
Folieverpakking openscheuren - eruit halen en openvouwen
Wrijf krachtig over de mond en neus van de oefenpop
Wikkel het doekje strak over mond en neus
30 seconden laten zitten
Droog het gezicht van de pop met een schoon papieren doekje of iets dergelijks
De beademingsoefening kan nu worden voortgezet
Figuur 1: Mond + neus Schoonmaken tijdens de trainingssessie, na elke beademing.
5.2 Luchtweg
5.2.1 Schoonmaken na de reanimatieles
De luchtweg is bedoeld voor éénmalig gebruik en kan niet worden gereinigd.
Hij moet na één reanimatieles (trainingssessie) worden weggegooid als mond-op-mondbeademing is uitgevoerd.
Dit wordt ook aanbevolen als het Laerdal gelaatsscherm is gebruikt tijdens de reanimatietraining.
De longen hoeven niet tussen elke reanimatieles te worden vervangen als de student een persoonlijk Laerdal Zakmasker met eenrichtingsventiel en filter gebruikt of als de oefenpop een vervangbaar luchtwegfilter heeft waardoor de longen meerdere reanimatiesessies kunnen worden gebruikt.
Figuur 2: Luchtweg + longen schoonmaken na de trainingssessie
Gezichtshuid
5.3.1 Reiniging na de reanimatieles
Na de reanimatieles kan de gezichtshuid met de hand worden gereinigd (dompel de gezichtshuid onder in water met reinigingsmiddel).
Verwijder het gezicht van de oefenpop en demonteer de gezichtsconnector van de gezichtshuid.
Figuur 3: de gezichtshuid losmaken van de reanimatiepop
Figuur 4: de gezichtshuid 20. min onderdompelen in water met zeepoplossing.
5.3.2 Gebruik voor het reinigen een zeepoplossing.
Haal de gezichtsconnector los van de gezichtshuid
Dompel beide delen gedurende 20 minuten onder in water van 60-70 °C (140-158 °F) dat afwasmiddel bevat.
Reinig alle oppervlakken grondig en gebruik indien nodig een borstel
Spoel alle onderdelen af in water van 30 - 40 °C (86 - 104 °F) zonder afwasmiddel
Droog de onderdelen grondig
Als extra reiniging nodig is, gebruik dan een chemische oplossing. (alcohol 70%, individuele alcohol swabs)
5.3.3 Automatisch reinigen na een reanimatieles
Als je een wasmachine gebruikt, gebruik dan een van de onderstaande methoden.
Huishoudelijke vaatwasser
Koppel de gezichtsconnector los van de gezichtshuid
Gebruik een gewoon vaatwasmiddel (bijv. tablet/poeder)
Beide onderdelen kunnen worden gewassen in een huishoudelijke vaatwasser op 70 °C.
Dummyhuiden
Veeg de huid af met een vochtige doek om vlekken te verwijderen.
Huiden met elektroden of gelijmde patches mogen alleen worden gereinigd met een schone droge doek, omdat vocht de bevestigde onderdelen kan beschadigen.
Figuur 5: dummyhuid zonder elektroden of gelijmde patches
5.4.1 Gebruik voor het reinigen een Zeepoplossing.
Zeepoplossing
Huiddelen kunnen worden gereinigd met zeep en heet water
Veeg de huid af met een vochtige doek om vlekken te verwijderen
Veeg de huiddelen af met water zonder afwasmiddel bij 30 - 40 °C.
Droog de onderdelen grondig
Als extra reiniging nodig is, gebruik dan een chemische oplossing. (alcohol 70%, individuele alcohol swabs)
5.4.2 Harde plastic onderdelen
Veeg de onderdelen af met een vochtige doek om vlekken te verwijderen.
Onderdelen met elektroden mogen alleen worden gereinigd met een schone droge doek, omdat vocht de bevestigde onderdelen kan beschadigen.
Dummy kleding
De poppenkleding kan in de wasmachine gereinigd worden op 40 °C.
Zie het waslabel voor meer informatie.
Het stoffen lijfje van Baby Anne kan alleen worden gereinigd met een vochtige doek, indien nodig met een mild schoonmaakmiddel. Gebruikers moeten ervoor zorgen dat het stoffen lijf niet wordt blootgesteld aan overmatig vocht, omdat dit door de stof kan dringen en de vulling van de pop kan doordrenken.
Tassen en trainingsmatten
Veeg de stof af met een vochtige doek om vlekken te verwijderen.
5.6.1 Gebruik voor het reinigen een Zeepoplossing.
Zeepoplossing
1. De stof kan worden gereinigd met zeep en warm water
2. Veeg de stof af met een vochtige doek om vlekken te verwijderen
3. Gebruik indien nodig een spons of borstel van melaminehars
4. Veeg de stof af in water zonder wasmiddel bij 30 - 40 °C.
5. Droog de onderdelen grondig
Elektronische onderdelen
Elektronica, zoals de QCPR sensor of printplaten in de oefenpoppen, mogen alleen worden gereinigd met een schone droge doek. Vocht kan het apparaat beschadigen.
Risico's
AMT zet in op duurzaamheid en kwaliteit. Bij het niet correct beheren en respecteren van de standaard hygiëne-en reinigingsprocedure zal duurzaamheid en kwaliteit in gedrang komen.
Bron
Laerdal standaard hygiëne- en reinigingsprocedures voor reanimatiepoppen.
Klik hier voor de procedure te raadplegen.