# 19-001 SOP Goedkeuren en valideren KMS-documenten

*Procedure AMTMS 19-001 – versie 2.00 – nog te valideren.*

<table id="bkmrk-procedure-%28sop%29-amtm"><thead><tr><th colspan="2">Procedure (SOP)</th><th>AMTMS 19-001</th><th>SOP geldig tot</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="3">**goedkeuren en valideren KMS-documenten**</td><td></td></tr><tr><td>Datum goedkeuring SOP</td><td>Datum start SOP</td><td>Goedkeurder (functie)</td><td>Eigenaar (functie)</td></tr><tr><td></td><td></td><td>Raven Van Hove</td><td>Bestuur</td></tr></tbody></table>

Doel SOP

De documenten van het AMT-kwaliteitsmanagementsysteem volgens een digitale procedure laten goedkeuren en/of laten valideren door de bevoegde personen.

De digitale procedure vervangt de fysieke handtekening op deze interne documenten.

De e-mails met de goedkeuring en/of validatie van het document bewaart de ‘Eigenaar’ in zijn mailbox gedurende de geldigheidsduur van het document.

Doelgroep SOP

Alle medewerkers die kwaliteitsdocumenten opmaken binnen het AMTMS-systeem.

Extra informatie SOP

Voor het niet-dringend liggend patiëntenvervoer voorziet het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van artikel 6, 7, 8 en 12 van het decreet van 18 mei 2018 betreffende het niet-dringend liggend ziekenvervoer van 08-02-2019 en meer specifiek Art. 4 1°, 3° en 4° een validatie door een medisch verantwoordelijke.

Toepassingsgebied SOP

Voor alle kwaliteitsdocumenten binnen het AMTMS-systeem, ongeacht welke medewerker het document opstelde.

Uitzonderingen SOP

Niet van toepassing.

Referentiedocumenten SOP

Niet van toepassing.

Procedure (SOP)

Voor alle kwaliteitsdocumenten binnen het AMTMS-systeem:

<table id="bkmrk-verantwoordelijke-%28f"><thead><tr><th>Verantwoordelijke (functie)</th><th>Stap</th><th>Actie</th></tr></thead><tbody><tr><td>Medewerker</td><td>1</td><td>Maak een document op binnen het AMTMS-systeem.</td></tr><tr><td>Medewerker</td><td>2</td><td>Stuur het document via e-mail naar de ‘Eigenaar’ van bijvoorbeeld de richtlijn (RIC), de procedure (SOP) of werkinstructie (WIN).

Indien de ‘Eigenaar’ niet gekend is, stuur het document naar het bestuur.

</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>3</td><td>Zorg er voor dat het document zowel vormelijk als inhoudelijk voldoet om opgenomen te worden in het AMTMS-systeem.</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>4</td><td>Stuur het verwerkte document naar de ‘Goedkeurder’ van het document.</td></tr><tr><td>Goedkeurder</td><td>5</td><td>Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 7.

Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 6.

</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>6</td><td>Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Goedkeurder’, ga dan naar stap 4.</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>7</td><td>Plaatst het document op de wiki (wiki.amt.events).</td></tr></tbody></table>

Voor de documenten van het niet-dringend liggend patiëntenvervoer die de medisch verantwoordelijke dient te valideren:

<table id="bkmrk-verantwoordelijke-%28f-1"><thead><tr><th>Verantwoordelijke (functie)</th><th>Stap</th><th>Actie</th></tr></thead><tbody><tr><td>Medewerker</td><td>1</td><td>Maak een document op binnen het AMTMS-systeem.</td></tr><tr><td>Medewerker</td><td>2</td><td>Stuur het document via e-mail naar de ‘Eigenaar’ van bijvoorbeeld de richtlijn (RIC), de procedure (SOP) of werkinstructie (WIN).

Indien de ‘Eigenaar’ niet gekend is, stuur het document naar het bestuur.

</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>3</td><td>Zorg er voor dat het document zowel vormelijk als inhoudelijk voldoet om opgenomen te worden in het AMTMS-systeem.</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>4</td><td>Stuur het verwerkte document naar de ‘Goedkeurder’ van het document.</td></tr><tr><td>Goedkeurder</td><td>5</td><td>Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 7.

Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 6.

</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>6</td><td>Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Goedkeurder’, ga dan naar stap 4.</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>7</td><td>Stuur het document via e-mail naar de ‘Medisch verantwoordelijke’.</td></tr><tr><td>Medisch verantwoordelijke</td><td>8</td><td>Indien akkoord met het document: stuur een goedkeuring via e-mail naar de ‘Eigenaar’, ga dan naar stap 10.

Indien niet akkoord: stuurt het document met bemerkingen terug naar de Eigenaar, ga dan naar stap 9.

</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>9</td><td>Pas het document aan op basis van de bemerkingen van de ‘Medisch verantwoordelijke’, ga dan naar stap 4.</td></tr><tr><td>Eigenaar</td><td>10</td><td>Plaatst het document op de wiki (wiki.amt.events) en geeft daar aan dat het document gevalideerd is door de ‘Medische verantwoordelijke’ en vermeldt tevens de datum van de validatie.</td></tr></tbody></table>

Communicatie SOP

<table id="bkmrk-doelgroep-communicat"><thead><tr><th>Doelgroep communicatie</th><th>Verantwoordelijke communicatie (functie)</th><th>Timing communicatie</th><th>Communicatiemiddel</th></tr></thead><tbody><tr><td>Raven Van Hove</td><td>Bestuur</td><td></td><td>E-mail</td></tr><tr><td>Medisch verantwoordelijke</td><td>Bestuur</td><td></td><td>E-mail</td></tr><tr><td>AMT-bestuursleden</td><td>Bestuur</td><td></td><td>wiki.amt.events</td></tr></tbody></table>

Versie SOP

<table id="bkmrk-versie-datum-goedkeu"><thead><tr><th>Versie</th><th>Datum</th><th>Goedkeurder/Auteur (naam)</th><th>Reden aanpassing</th></tr></thead><tbody><tr><td>2.00</td><td>16-10-2026</td><td>Raven Van Hove / Bestuur</td><td>Omgezet naar AMT (huisstijl en organisatie)</td></tr></tbody></table>