Administratie

Dit hoofdstuk dient als een handleiding voor vrijwilligers bij AMT, met als doel hen te informeren over de verschillende administratieve taken en procedures die nodig zijn voor het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden en evenementen. Het bevat gedetailleerde instructies en richtlijnen om ervoor te zorgen dat alle administratieve zaken efficiënt en correct worden afgehandeld.

Deze handleidingen helpen vrijwilligers bij het efficiënt en correct uitvoeren van hun administratieve taken, wat bijdraagt aan de algehele organisatie en efficiëntie van AMT. Bij vragen of behoefte aan verdere ondersteuning kunnen vrijwilligers altijd contact opnemen via info@amt.events.

SOP-ADM-1: Dienstadministratie

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
Iedereen 1 01/03/2024 01/03/2024

Doel

Deze procedure dienstadministratie heeft als doel de leden van de organisatie te informeren over de correcte manier van administratie voeren binnen AMT op diensten.

Een efficiënte en correcte dienstadministratie is cruciaal voor de goede werking van de dienst. Door een gestandaardiseerde werkwijze te hanteren, wordt gegarandeerd dat alle informatie uniform wordt vastgelegd en beheerd. Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie van de dienstverlening, en maakt het mogelijk om betere beslissingen te nemen.

Deze procedure dient als leidraad voor alle leden op dienst. Het is belangrijk dat iedereen zich vertrouwd maakt met de inhoud van deze procedure en deze naleeft.

Veiligheidsmaatregelen

Administratieve systemen

Rittenblad

Het rittenblad dient om op te volgen waar de ziekenwagen geweest is en wanneer er mee gereden is. Op deze manier kan er opgevolgd worden wie er wanneer mee gereden heeft.

Wanneer wordt dit ingevuld

Als er een begeleider bij is, vult deze het rittenblad in. Dit wordt gedaan op het einde van een rit, dus bij aankomst, hier wordt de eind kilometerstand opgeschreven. De reden van de rit moet ook steeds ingevuld worden (dit staat onderaan de pagina)

TIP: vul op het einde van de rit niet enkel de eind kilometerstand op, maar schrijf ook op de volgende lijn de begin kilometerstand op. Zo help je de volgende die het rittenblad invult.

Voorbeeld rittenblad

image.png


Tablet

De tablet is een instrument om de vrijwilligers te ondersteunen op evenementen of opleidingen. De tablet is uitgerust met een simkaart waar in noodgevallen mee gebeld kan worden naar een van de bestuursleden. Deze nummers zijn voorgeprogrammeerd in de tablet. 

Naast de simkaart staan er ook verschillende apps op de tablet die ter ondersteuning kunnen bieden tijdens een dienst. Deze hulpmiddelen kunnen helpen om een beter zorg te bieden aan de vrijwilligers.

De code van de tablet kan gevonden worden op het operatieorder die per dienst opgemaakt wordt.

Patiënregistratie

Op de tablet op het voorblad is een snelkoppeling te vinden naar de patiëntenregistratie. Dit is een Google Formulier op onze beveiligde Workspace. Hierin kan de verzorging geregistreerd worden.

Mocht er aangemeld moeten worden op het google account, gelieve dan Raven Van Hove te verwittigen via de tablet. De telefoonnummer staat voorgeprogrammeerd in de tablet.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

SOP-ADM-2: Lidmaatschap

Doelgroep Versie Aangemaakt op Gewijzigd op
Iedereen 1 01/03/2024 01/03/2024

Doel

Het doel van deze Standaard Operationele Procedure (SOP) is om een duidelijke en gestructureerde beschrijving te geven van de procedures die gevolgd moeten worden voor het verkrijgen en vernieuwen van het lidmaatschap bij AMT. Deze SOP is ontworpen om potentiële nieuwe leden en reeds bestaande leden te begeleiden door het proces van lidmaatschap, om ervoor te zorgen dat alle stappen eenvoudig te volgen zijn.

Veiligheidsmaatregelen

Werkwijze

Eerste lidmaatschap

Om je de eerste keer te registreren als vrijwilliger, dien je een mail te sturen naar inschrijving@amt.events. Onze administratie zal dan contact opnemen voor de verdere stappen.

Jaarlijks vernieuwen

In kader van de verzekeringen vragen wij om jaarlijk het lidmaatschap te vernieuwen. Jaarlijks wordt in januari de hernieuwingsmail uitgestuurd. Deze mail gaat vragen achter volgende zaken:

Er wordt jaarlijks een nieuwe afsprakennota gevraagd om steeds de meest correcte gegevens te hebben. Daarnaast baseren we ons op dit document om alle achterliggende zaken zoals o.a. de verzekeringen in orde te brengen.

Sinds de wet van 01/02/2023 zijn we verplicht om het strafblad op te vragen en op regelmatig tijdstip te controleren. AMT koos ervoor om dit jaarlijks te herbekijken. Het strafblad wordt conform met de AVG-richtlijnen verwerkt en enkel de zaken die een impact op het medisch aspect vormen worden in overweging genomen door het bestuur.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

SOP-ADM-3: Verzekeringsdocumenten

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
       

Doel

Veiligheidsmaatregelen

Werkwijze

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.