Procedureboek

Dit boek biedt een gedetailleerde blik op de standaardprocedures binnen het Antwerps Medisch Team (AMT). Het fungeert als een alomvattende gids voor AMT-leden, waarin essentiële protocollen worden beschreven die worden toegepast in verschillende medische situaties.

Van eerste hulp tot geavanceerde medische interventies, dit boek voorziet lezers van de nodige kennis en richtlijnen om effectief te handelen in noodsituaties. Elk aspect van de procedures wordt grondig behandeld, waardoor lezers een diepgaand begrip krijgen van de operationele processen binnen AMT.

Met dit boek kunnen AMT-leden vertrouwen op gestandaardiseerde en geoptimaliseerde procedures, waardoor de kwaliteit van zorg wordt verbeterd en de veiligheid van zowel patiënten als medewerkers wordt gewaarborgd. Het is een onmisbare bron van informatie voor iedereen die betrokken is bij medische hulpverlening binnen AMT.

Algemeen

Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de algemene procedures binnen AMT, bedoeld om de dagelijkse operaties en interacties te stroomlijnen. Het dient als een handleiding voor medewerkers en vrijwilligers om hen te helpen begrijpen hoe verschillende taken en processen moeten worden uitgevoerd, wat bijdraagt aan de algehele efficiëntie en consistentie binnen de organisatie.

Deze handleidingen zijn bedoeld om vrijwilligers van AMT te ondersteunen bij het efficiënt en consistent uitvoeren van hun taken, wat bijdraagt aan een gestructureerde en goed georganiseerde werkcultuur. Voor vragen of verdere ondersteuning kunnen medewerkers en vrijwilligers altijd contact opnemen via info@amt.events.

Algemeen

SOP-ALG-1: Kledijvoorschriften

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Alle vrijwilligers

2

25/07/2023

27/06/2023

Algemene informatie

De vrijwilliger ziet er op toe dat de kledij steeds net en ordelijk is. Indien de vrijwilliger zelf kledij voorziet (petten, truien, …) dan zorgt deze dat de kledij neutraal is en passend bij een functie als EHBO. Dit wil zeggen, geen haatdragende kledij, geen politiek getinte kledij, geen kledij die alcohol of drugs promoot of die ingaat tegen de waarden en normen van AMT.

Leenkledij

AMT voorziet leenkledij voor diegene die dit nodig hebben. Als dat voor jou het geval is, geef dan zeker je kledingmaten tijdig door. Dit kan via SPOND, whatsapp of mail (diensten@amt.events)

AMT voorziet:

De vrijwilliger voorziet:

Eigen kledij

Als vrijwilliger is het mogelijk om eigen kledij te verwerven, dit kan op 2 manieren:

Eigen inbreng

Er is een mogelijkheid dat de vrijwilliger financieel aan de kledij wil bijdragen. Dit kan worden aangegeven, dan bestelt AMT de kledij. De vrijwilliger betaalt deze kledij terug aan AMT.

Aan de hand van diensten

Om de volgende kledij te ontvangen:

De vrijwilliger ondertekent een inspanningsverbintenis, in ruil hiervoor ontvangt de vrijwilliger de bovengenoemde kledij. Na deze periode kan de vrijwilliger terug een vrijwilligersvergoeding vragen voor eventueel volgende diensten. 

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-2: Dienstreglement

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Iedereen

1

27/06/2023

04/07/2023

Doel

Het dienstreglement heeft als doel vrijwilligers duidelijke richtlijnen te bieden met betrekking tot de geldende regels tijdens hun dienst. Het reglement informeert vrijwilligers over gedragsnormen, verantwoordelijkheden en verwachtingen, en helpt hen een professionele en respectvolle omgeving te handhaven. Het dient ook als instrument om rechten en plichten te waarborgen, met informatie over aansprakelijkheid en mogelijke consequenties van het niet naleven van de regels. Het doel is om een positieve en veilige dienstverlening ervaring te bevorderen voor alle betrokkenen.

Veiligheidsmaatregelen

De veiligheidsmaatregelen zullen afhankelijk zijn van dienst tot dienst en deze zullen tijdig gecommuniceerd worden door AMT.

Algemene nota

We kiezen ervoor om in dit document personen aan te spreken met de voornaamwoorden hij/hem, het staat u vrij deze voornaamwoorden te interpreteren als de voornaamwoorden die voor u van toepassing zijn. We kiezen hiervoor om de tekst op een overzichtelijke en duidelijke manier te schrijven.

Reglement

1. Definities

Dienstverantwoordelijke is de persoon die in het bestuursorgaan zetelt, verkozen uit de leden voor deze functie.

Hulppostverantwoordelijke is de persoon die op een dienst de leiding heeft. Deze wordt eventueel bijgestaan door een of meerdere adjunct-Hulppost Verantwoordelijken.

2. Hulppostverantwoordelijke

De dienstverantwoordelijke duidt geruime tijd op voorhand een hulppostverantwoordelijke aan en verstrekt hem alle relevante, operationele informatie over deze dienst. Bij aankomst op de dienst contacteert de hulppostverantwoordelijke de organisatie. Hij is het permanente, enige aanspreekpunt voor de organisatie. De hulppostverantwoordelijke mag niet meer dan 12 uur (inclusief pauzes) werken, ongeacht het aantal dagen. Tussen de shiften is een minimum rustperiode van 8 uur van toepassing.

De uren beginnen te lopen bij aanvang van het evenement.

Alle hulpverleners van AMT doen onbezoldigd dienst, onverminderd de regels aangaande onkostenvergoedingen.

Iedere vrijwilliger heeft de afsprakennota van vrijwilligers onderschreven met de rechten en plichten van de vrijwilligers; hierin wordt verwezen naar de afspraken die gemaakt zijn over de terugbetaling van gemaakte kosten en een forfaitaire vergoeding.

De dienstverantwoordelijk bepaalt – in overleg met het bestuursorgaan – welke personen kunnen worden ingeschakeld voor welke dienst.

Alle vrijwilligers zijn tijdig op de afgesproken vertrekplaats. Op dienst begeven ze zich naar de aangeduide plaats en blijven daar tot ze afgelost worden of de hulppostverantwoordelijke het einde van de dienst afkondigt. Iedereen helpt mee opbouwen en opruimen. Indien de hulpverlener toezegde om mee op dienst te gaan, en plots niet meer kan, verwittigt deze tijdig de dienstverantwoordelijke zodat er voor vervanging kan gezorgd worden.

Een hulpverlener mag niet meer dan 12 uur (inclusief pauzes) per dag werken, ongeacht het aantal dagen. Tussen de shiften is een minimum rustperiode van 8 uur van toepassing.

De uren beginnen te lopen bij aanvang van het evenement.

image.png

De hulppostverantwoordelijke duidt de bestuurder van de ziekenwagen of ander rollend materiaal aan. Voor de ziekenwagen is dit steeds een persoon van minstens 21 jaar; met minstens 3 jaar rijervaring; met minimaal rijbewijs B; met medische rijgeschiktheid. Als bestuurder van ander rollend materiaal dan een ziekenwagen (bv. materiaalwagen, gator, quad, medical bike) voldoet de bestuurder minstens aan de wettelijke vereisten of deze binnen AMT overeengekomen vereisten om het voertuig te besturen. Iedere bestuurder van rollend materieel, eigendom van AMT of gehuurd door AMT, dient zich te houden aan het verkeersreglement. Overtredingen zijn voor rekening van de bestuurder. Enkel bij dringende opdrachten wordt er gebruikgemaakt van zwaailicht, indien nodig gecombineerd met het speciale geluidstoestel.

De ziekenwagen wordt steeds vertrekkensklaar gehouden, ook na de dienst. Het is het streefdoel om de bestuurder van een ziekenwagen niet langer dan 3 uur onafgebroken te laten rijden. Als AMT verwachten wij van de bestuurders van een voertuig dat deze zich houden aan een nultolerantie inzake alcohol, drugs en medicijnen die invloed hebben op uw rijvaardigheid.

image.png

Bij aanvang van de dienst geeft de hulppostverantwoordelijke richtlijnen en doet een taakverdeling. De toegewezen taak of ploegverdeling is misschien niet altijd overeenkomstig de persoonlijke wensen van de vrijwilliger, de hulppostverantwoordelijke streeft altijd het algemeen nut na. Suggesties zijn welkom, discussies in aanwezigheid van derden of bij urgenties zijn uit den boze.

Er nemen steeds voldoende vrijwilligers aandachtig de activiteiten waar op een hulpdienst. De aangewezen dienstplaats verlaten zonder aflossing of zonder zekerheid dat deze bewaakt is en blijft, is uit den boze. De vrijwilliger verwittigt steeds zijn collega-vrijwilligers of hulppostverantwoordelijke, zelfs als de vrijwilliger tijdelijk weg wil (honger, dorst, sanitaire stop).

Hulpverleners met minder ervaring worden steeds samen met een ervaren vrijwilliger opgesteld. In de mate van het mogelijke worden van verzorgingsmomenten ook leermomenten gemaakt.

De vrijwilliger zal de verzorgingen steeds nauwgezet, met respect voor het slachtoffer, uitvoeren volgens de filosofie van AMT, zoals het onderwezen wordt in de vereniging op cursussen en bijscholingen.

Iedere hulpverlener noteert de verrichte verzorging via het daarvoor voorziene platform.

Verzorgingen bij eigen vrijwilligers worden afzonderlijk genoteerd op het ongevallenregister.

Administratie van de verreden kilometers en van vervoerde patiënten gebeurt door de bestuurder van elke wagen.
Aan het einde van de dienst laat de hulppostverantwoordelijke een document aftekenen door de organisator dat AMT de dienst mag verlaten.

De radiocommunicatie gebeurt volgens het systeem van een geleid of open net, dit wordt door de hulppostverantwoordelijke beslist in kader van het evenement. Radiocommunicatie dient beperkt te worden tot de essentie van het bericht. Enkel berichten in verband met de hulpverlening mogen via de radio verzonden worden. De hulppostverantwoordelijke staat in voor de verdeling van de toestellen en waakt erover dat enkel vergunde toestellen in gebruik zijn.

Iedere vrijwilliger dient minimum 16 jaar te zijn en in orde te zijn met zijn documenten en beschikken over een geldige dienst badge indien deze ter beschikking gesteld is.

De vrijwilliger geniet van een verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen op dienst.

De verzekering vervalt bij gebruik van alcohol, drugs, medicatie die functioneren in gedrang brengt, moedwillig wangedrag of herhaaldelijke fout.

Een zwangere vrijwilliger maakt zodra zij op de hoogte is van de zwangerschap een melding aan de dienstverantwoordelijke, die deze melding vertrouwelijk zal behandelen. Zij doet geen dienst die door de aard en intensiteit een mogelijk risico inhoud. Het gaat hier o.a. om trillingen veroorzaakt door motoren of machines, geluid boven 80 db, risico op agressie, mogelijke besmettingen bij o.a. diensten met kinderen en mensen met mentale en motorische beperkingen. M.a.w. fuiven, ziekenvervoer, ziekenvervoer 112, jeugdtornooien, festivals, kindernamiddagen, motorsporten… Zij kan zich wel inzetten voor administratieve taken (inschrijvingen, dispatching…) buiten de risicozone. Zwangere vrijwilligers mogen niet heffen de laatste 3 maanden van de zwangerschap.

Vrijwilligers die hun zwangerschap verzwijgen zijn zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle risico’s en gevolgen.

Zieke of gekwetste vrijwilligers gaan niet mee op dienst en laten dit steeds weten zodra ze weten dat ze niet mee kunnen gaan.

Voor vrijwilligers ouder dan 70 jaar dient de vrijwilliger jaarlijks een medisch attest van geschiktheid te bezorgen aan het bestuursorgaan. Bij gebrek aan een medisch attest wordt de vrijwilliger niet ingeschakeld.

Vrijwilligers ouder dan 75 jaar en jonger dan 80 jaar worden enkel nog ingezet voor logistieke doeleinden.

Personen ouder dan 80 jaar kunnen niet meer genieten van een AMT-verzekering persoonlijke ongevallen.

Vrijwilligers kunnen de polisvoorwaarden opvragen bij het bestuursorgaan.

Het meenemen op dienst van persoonlijke bezittingen gebeurt op eigen risico. AMT is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging.

Alle informatie, als vrijwilliger of hulpverlener verkregen over een patiënt of andere, valt onder de zwijgplicht (privacywetgeving en medisch beroepsgeheim art. 458 en 458 bis van het Sw.). 

De hulppostverantwoordelijke neemt kennis en bewaakt de toepassing van de AMT-uitgeschreven richtlijnen omtrent privacy op dienst.

Enkel de personen, aangeduid door de dienstverantwoordelijke, zijn toegelaten op dienst. Andere personen dienen zich te schikken naar het reglement van de bezoekers (o.a. toegangsprijs, voedsel en drank…). Vrijwilligers nemen omwille van mogelijke risico’s en de nood aan toezicht geen kinderen -16 jaar en dieren mee op dienst.

Op dienst wordt de officiële dienstkledij van AMT gedragen. De kledij draagt enkel de door AMT erkende kentekens. Iedere persoon is verantwoordelijk voor de hem toegewezen kledij en schoenen. De dienstbadge wordt duidelijk zichtbaar gedragen indien deze door AMT verstrekt is.

Een vrijwilliger in opdracht van AMT, in uniform van AMT, draagt geen uiterlijke tekenen waaruit politieke, religieuze of filosofische overtuiging zou blijken. Alle officiële dienstkledij werd vastgelegd in het intern reglement. Dit is hier te vinden.

Een hulpverlener dient verzorgd op dienst te verschijnen. De gedragen kledij is zuiver, de lichaamshygiëne onberispelijk: propere en korte nagels, geen juwelen, piercings die risico inhouden voor de eigen veiligheid en gelnagels, bescheiden cosmetica.

Eten en dranken worden voorzien door de organisatie of AMT, tenzij vooraf anders gemeld. Grote eters kunnen best een extra lunchpakket voorzien. Er wordt niet gegeten, gedronken in de verzorgingsruimte.

Eetpauzes worden geregeld door de hulppostverantwoordelijke. Klachten over het eten gebeuren eveneens via de hulppostverantwoordelijke.

Het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen (bv. helm op risico diensten) tijdens een dienst zal worden bepaald door de hulppostverantwoordelijke. De nodige persoonlijke beschermingsmiddelen zullen door de geleding ter beschikking worden gesteld voor de hulpverleners.

Iedere hulpverlener draagt veiligheidsschoenen van het type S3, hoog model (boven enkels) of tenminste stevige wandelschoenen. Vrijwilligers die deze niet dragen, worden niet ingezet op dienst/ziekenvervoer.

Voor vragen rond preventie en veiligheid kan de geleding en de vrijwilliger terecht bij de interne preventiedienst via preventie@amt.events

Het gebruik van alcohol, energiedranken of verdovende middelen enkele uren voor, tijdens maar ook na een dienst, nog in uniform zijnde, zijn ten alle tijde verboden. Bij uiterlijke kenmerken of een vermoeden van gebruik, bij het disfunctioneren van de vrijwilliger beslist de hulppostverantwoordelijke om de vrijwilliger uit te sluiten van de dienst.

Het gebruik van zware medicatie waarbij het verboden is machines of voertuigen te bedienen, dient gemeld te worden aan de dienstverantwoordelijke en hulppostverantwoordelijke.

Iedere vrijwilliger dient een geldig attest van goed gedrag en zeden (596.2) te kunnen voorleggen. Indien het attest niet blanco is, dan zal het bestuursorgaan zich over de inzetbaarheid van de vrijwilliger buigen.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-3: Indienen van onkosten/vrijwilligersvergoedingen

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Iedereen

1

27/06/2023

27/06/2023

Doel

Deze procedure voorziet vrijwilligers van duidelijke instructies en richtlijnen, zodat zij hun onkosten op een gestructureerde en georganiseerde manier kunnen indienen. Het uiteindelijke doel is om vrijwilligers een eerlijke vergoeding te verzekeren en een efficiënt proces voor de financiële administratie van de organisatie te waarborgen.

Veiligheidsmaatregelen

Niet van toepassing

Visuele weergave

image.png

Afspraken

Deze procedure is specifiek voor de indiening van forfaitaire onkosten gerelateerd aan de volgende situaties: gepresteerde EHBO-dienst op een evenement, gegeven opleidingen en gereden kilometers op verzoek van AMT.

Voor de kilometers gelden de volgende standaard afspraken: wanneer AMT vraagt om rechtstreeks naar een dienst te gaan, kan de vrijwilliger de kilometers declareren van Klaverbladdreef 3, 2610 Wilrijk naar het adres van de dienst, heen en terug. Kilometers om naar het verenigingslokaal te reizen worden door AMT niet vergoed, tenzij anders overeengekomen voorafgaand aan de dienst.

De onkosten worden per maand gegroepeerd en dienen maandelijks te worden ingediend, hetzij fysiek tijdens een woensdagavond, of via onkosten@amt.events.

Onkosten kunnen uiterlijk tot 2 maanden na de betreffende maand van de dienst worden ingediend en zullen zo snel mogelijk door AMT worden betaald, afhankelijk van de financiële situatie.

Wanneer er afspraken gemaakt worden voor een specifieke situatie, zullen deze de bovenstaande afspraken vervangen voor de duur van de specifieke situatie.

De vrijwilliger dient zelf bij te houden hoeveel vrijwilligersvergoedingen deze ontvangen heeft over mogelijks verschillende organisaties heen per kalenderjaar en verklaard op eer dat die niet over het maximale bedrag gaat. AMT is niet aansprakelijk indien de vrijwilliger toch het maximale bedrag overschrijdt.

Het formulier

De onkosten worden steeds met hetzelfde formulier verstuurd. De onkostennota is hier te vinden Onkostennota

Wanneer er op voorhand een akkoord is gegeven om kilometers aan te rekenen, dan mag er 0,35 euro aangerekend worden per kilometer.

Doorsturen

Het document wordt steeds doorgestuurd naar onkosten@amt.events, hier worden de documenten dan nagekeken. Als deze volledig correct zijn ingevuld, worden ze doorgestuurd naar onze boekhouding. Mocht er toch een foutje ingeslopen zijn, dan wordt de vrijwilliger gecontacteerd om deze te vervolledigen.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-4: AMT-portaal - Aanmelden

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Iedereen

1.1

27/06/2023

27/06/2023

Doel

Deze procedure heeft als doel vrijwilligers op de hoogte te brengen van het aanmeldingsproces op het AMT-portaal. Het AMT-portaal is een gebruiksvriendelijk platform dat vrijwilligers toegang geeft tot hun persoonlijke informatie. Dit zodat ze optimaal zich kunnen registreren en een persoonlijk account kunnen instellen, zodat ze optimaal kunnen profiteren van de beschikbare bronnen en hun vrijwilligerservaring kunnen verbeteren.

Veiligheidsmaatregelen

Niet van toepassing

Werkwijze

Stap 1: surf naar https://leden.amt.events 

Stap 2: klik op “De eerste keer aanmelden”

Stap 3: Vul de volgende gegevens

LET OP: Het e-mailadres dat je hebt ingevuld, moet hetzelfde zijn als het e-mailadres dat je hebt doorgegeven aan AMT.  Als je dit hebt gedaan en geregistreerd werd door een medewerkers van AMT, dan kan je een nieuw wachtwoord aanvragen.

Stap 4: Klik op maak mijn account

Stap 5.1: Je e-mail is niet gevonden

Werd je e-mail niet gevonden, controleer dan even op typfouten. Als die er niet zijn, heb je waarschijnlijk een ander e-mailadres opgegeven.

Probeer het gerust opnieuw, of neem contact op via info@amt.events 

Stap 5.2: Je e-mail is gevonden

Stap 6: Check je e-mail

In je mailbox vind je een e-mail met een link waarop je kan klikken. Of je kan deze link kopiëren en in je internet browser plakken. Hierna kan je de gevraagde stappen doorlopen.

Stap 7: Kies je gebruikersnaam en wachtwoord

Je kan hier je gebruikersnaam eenmalig instellen en je wachtwoord kiezen. 

Stap 8: Je bent ingelogd

Je bent nu ingelogd, je kan naar believen het portaal gebruiken.

LET OP: Je bent maar 30 minuten ingelogd, nadien word je uitgelogd.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-5: Intern Reglement

Logo

Beschrijving van het Logo:

AMT logo V1 transparant_HQ.png
 AMT logo V1_HQ - geen tekst.png
Waarden en normen van AMT vzw

Waarden en normen van AMT vzw

Waarden:

  1. Vrijwilligersgerichtheid:
    • AMT is een vereniging voor en door vrijwilligers.
    • De vereniging wil kleinschalig en op maat van vrijwilligers opereren.
  2. Samenwerking en Partnerschap:
    • AMT streeft naar gelijkwaardige partnerschappen met andere organisaties.
    • AMT werkt samen, niet in een ondergeschikt verband, met andere organisaties.
  3. Kleinschaligheid:
    • De vereniging hecht belang aan het behouden van een kleinschalige structuur.
    • Voor grotere diensten zoekt AMT partnerschappen om de kleinschaligheid te bewaren.
  4. Preventieve Diensten en Opleidingen:
    • AMT richt zich op kleine en middelgrote preventieve diensten en opleidingen.
    • De vereniging biedt zowel commerciële als niet-commerciële diensten aan.
  5. Reputatie en Erkenning:
    • AMT streeft ernaar een gekende en gereputeerde speler te worden in het opleidingslandschap.
    • Opleidingen voor jeugdwerk en het middenveld vormen de kernactiviteit van AMT.

Normen:

  1. Vrijwilligersmaat:
    • De organisatie moet haar activiteiten aanpassen aan de behoeften en capaciteiten van vrijwilligers.
  2. Gelijkwaardigheid in Partnerschappen:
    • Bij samenwerkingen moet AMT gelijkwaardige relaties nastreven en vermijden dat ze een ondergeschikte rol speelt.
  3. Focus op Kernactiviteiten:
    • AMT richt zich primair op preventieve diensten en opleidingen, met een bijzondere focus op jeugdwerk en het middenveld.
  4. Behoud van Kleinschaligheid:
    • Het belang van kleinschaligheid moet worden behouden, zelfs bij het aangaan van partnerschappen voor grotere diensten.
  5. Commerciële en Niet-Commerciële Balans:
    • De organisatie moet een balans vinden tussen commerciële en niet-commerciële activiteiten.
Vrijwillig lid

Vrijwillig lid

Om vrijwillig lid te zijn van het Antwerps Medisch Team (AMT) moeten de volgende voorwaarden worden vervuld:

  1. Ondertekening van de Afsprakennota:
    • Elk vrijwillig lid dient aan het begin van elk kalenderjaar de afsprakennota te ondertekenen. Deze nota bevat de gedragsregels, verwachtingen en verplichtingen van de vrijwilliger binnen de vereniging.
  2. Voorlegging van Strafblad Model 596.2:
    • Vrijwillige leden moeten een uittreksel uit het strafregister, model 596.2, laten inkijken door het bestuur of bezorgen aan de inschrijvingen. Dit uittreksel dient te bevestigen dat de vrijwilliger geschikt is om te werken binnen de context van AMT.
  3. Bijwonen van Bijscholingen:
    • Vrijwillige leden zijn verplicht om regelmatig bijscholingen te volgen. Deze bijscholingen zijn bedoeld om de voeling met de werking van de vereniging te behouden en de competenties van de vrijwilligers up-to-date te houden.
    • De frequentie en inhoud van de bijscholingen worden door het bestuur vastgesteld en tijdig gecommuniceerd aan de leden.
  4. Actieve Deelname en Inzet:
    • Van elk vrijwillig lid wordt verwacht dat het actief deelneemt aan de activiteiten van de vereniging en zich inzet voor de doelen en waarden van AMT.
    • Leden dienen zich aan te melden voor diensten en activiteiten en deze naar beste vermogen te vervullen.
  5. Communicatie en Samenwerking:
    • Vrijwillige leden moeten openstaan voor communicatie en samenwerking met andere leden en het bestuur.
    • Eventuele problemen of conflicten moeten tijdig worden gemeld en besproken met het bestuur om een constructieve oplossing te vinden.
  6. Lidmaatschapsbeëindiging:
    • Indien een vrijwillig lid niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden, kan het bestuur besluiten het lidmaatschap te beëindigen.
    • Het betrokken lid wordt vooraf geïnformeerd over de redenen voor de beëindiging en krijgt de gelegenheid om zich te verantwoorden.

Door aan deze voorwaarden te voldoen, dragen vrijwillige leden bij aan een veilige, professionele en harmonieuze werking van het Antwerps Medisch Team.

Rechten en plichten van de vrijwilligers

Rechten en plichten van de vrijwilligers

Rechten:

  1. Respectvolle Behandeling:
    • Elk vrijwillig lid heeft recht op respectvolle behandeling door medevrijwilligers, het bestuur en andere betrokkenen bij de vereniging.
  2. Toegang tot Informatie:
    • Vrijwillige leden hebben recht op toegang tot relevante informatie en documentatie die nodig is voor de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden.
    • Specifieke procedures en richtlijnen zijn te vinden op de wiki van de vereniging: www.wiki.amt.events.
  3. Bijscholing en Training:
    • Vrijwillige leden hebben recht op regelmatige bijscholing en training om hun vaardigheden en kennis te verbeteren en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen de vereniging.
  4. Ondersteuning en Begeleiding:
    • Vrijwillige leden hebben recht op ondersteuning en begeleiding door het bestuur en ervaren leden om hun taken effectief uit te voeren.
  5. Inspraak en Feedback:
    • Vrijwillige leden hebben recht op inspraak in de activiteiten en beslissingen van de vereniging en kunnen feedback geven over hun ervaringen en de werking van de vereniging.

Plichten:

  1. Nakomen van Afsprakennota:
    • Elk vrijwillig lid is verplicht de afsprakennota te ondertekenen en na te leven. Deze nota bevat de gedragsregels, verwachtingen en verplichtingen binnen de vereniging.
  2. Verstrekken van Vereiste Documenten:
    • Vrijwillige leden moeten een uittreksel uit het strafregister, model 596.2, laten inkijken door het bestuur of bezorgen aan de inschrijvingen om hun geschiktheid te bevestigen.
  3. Deelname aan Bijscholingen:
    • Vrijwillige leden zijn verplicht om regelmatig bijscholingen te volgen, zoals vastgesteld door het bestuur, om hun competenties up-to-date te houden en de werking van de vereniging te blijven begrijpen.
  4. Actieve Deelname:
    • Vrijwillige leden moeten actief deelnemen aan de activiteiten van de vereniging en hun taken en verantwoordelijkheden naar beste vermogen vervullen.
  5. Samenwerking en Communicatie:
    • Vrijwillige leden moeten openstaan voor samenwerking en effectieve communicatie met andere leden en het bestuur. Eventuele problemen of conflicten moeten tijdig worden gemeld en besproken om een constructieve oplossing te vinden.
  6. Vertrouwelijkheid en Integriteit:
    • Vrijwillige leden moeten vertrouwelijkheid en integriteit respecteren in hun omgang met informatie en activiteiten van de vereniging.
  7. Naleving van Procedures:
    • Vrijwillige leden zijn verplicht om de procedures en richtlijnen zoals vermeld op de wiki van de vereniging www.wiki.amt.events te kennen en na te leven.
Werkgroepen

Werkgroepen

Opstarten van werkgroep

Werking

Wettelijk lid afvaardigen door een werkgroep

Voordrachtprocedure
Goedkeuring door het Bestuur
Eindbeslissing door de Algemene Vergadering
Rechten en Plichten van het Voorgedragen Lid
Termijn en Herverkiezing
Einde Mandaat

Ontbinding van Werkgroepen

Taskforces

Taskforces

Een taskforce is een groep vrijwilligers die samenkomen voor een specifiek doel, in tijd beperkt. Na het verlopen van de vooropgestelde tijd, wordt de taskforce automatisch opgeheven. Een taskforce kan functioneren zonder een verantwoordelijke en heeft steeds een SPOC (Single Point Of Contact). Ook vanuit het bestuur zal er een SPOC aangesteld worden. Een taskforce heeft de verplichting om op regelmatige basis de SPOC van het bestuur in te lichten over de vooruitgang van het project.

SPOC (Single Point Of Contact) is één aanspreekpunt voor klanten over een service, activiteit of programma voor de wijze van communicatie met, persoon (s) en organisaties (s) geassocieerd met de bron. Een SPOC kan een persoon of een afdeling zijn, die als coördinator of verzamelpunt van informatie over een service, activiteit of programma. 

Opstarten taskforce

Check de lijst met Actieve Werkgroepen en Taskforces

Werking Taskforce

Ontbinden van een Taskforce

Een taskforce kan op verschillende manieren opgeheven worden:

Bij het einde van de taskforce wordt er een overdracht voorzien aan de SPOC van het bestuur van wat er door de taskforce gedaan is/wat ze bereikt hebben. Dit omvat de stappen die gezet zijn, belangrijke zaken die opgemerkt werden, eventuele voorstellen voor langdurende projecten, processen die opgezet zijn, eventuele zaken die goed zijn om te weten mocht de taskforce nogmaals opgestart worden.


Algemeen

SOP-ALG-6: Radioprocedure

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Iedereen

1

27/07/2023

27/07/2023

Doel

Op een uniforme en correcte wijze duidelijke radiocommunicatie kunnen voeren, niet enkel intern maar ook met externe partners. 

Veiligheidsmaatregelen

NVT

Werkwijze

Je kan op verschillende manieren communiceren met zenders of radio’s binnen AMT. De twee grote systemen zijn communicatie via een open of via een geleid netwerk. Zeker op grotere preventieve diensten heeft een geleid netwerk belangrijke voordelen: een geleid netwerk werkt immers veel gestructureerder en is makkelijker te registreren. 

In een open netwerk communiceren we op volgende manier: 

De communicatie in een geleid netwerk gebeurt als volgt: 

In een geleid netwerk meldt elke ploeg volgende bewegingen, zodat het ECC het overzicht kan behouden:

Als een ploeg op het terrein dringende bijstand nodig heeft, kan je voorrang vragen aan de ECC. Doe dit enkel in hoogdringende situaties!

Je roept dan op via volgende procedure: 

Indien je onderling contact wenst te hebben, dient dit steeds gevraagd te worden via het ECC en die zal al dan niet toestemming geven.

Nato-alfabet

Voor het spellen van namen gebruik je het zogenaamde NATO-alfabet in radiocommunicatie. Hierdoor kunnen geen vergissingen ontstaan tussen letters waarvan de klank goed op elkaar lijkt (zoals P en B, bijvoorbeeld) 

Alfa

Hotel

Oscar

Victor

Bravo

India

Papa

Whiskey

Charlie

Juliette

Quebec

X-ray

Delta

Kilo

Romeo

Yankee

Echo 

Lima

Sierra

Zulu

Foxtrot

Mike

Tango

_ break/blanco

Golf

November

Uniform


Voorbeeld: 

Ook worden in radiocommunicatie vaak nog specifieke begrippen gebruikt: 

Over

Einde eigen mededeling

Begrepen

Boodschap is begrepen

Affirmatief

Bevestiging 

Sitrep

Situatieschets

Wait

Wacht met zenden

Radiostilte

Iedereen luistert, niemand zendt

Standby 

Blijf wachten op instructies

Radiotest

Testen zenden/ontvangst 

Voorrang 

Oproeper krijgt voorrang op anderen

1 op 5

ontvangst heel slecht, boodschap niet begrepen

Herhaal bericht

Bericht is niet begrepen, herhaal

5 op 5 

Ontvangst prima, boodschap goed begrepen

Stop

Einde communicatie, gegeven door ECC

Roger

Ik heb de boodschap begrepen en doe het nodige

Negatief

Neen

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-7: Communicatie diensten

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Alle leden

1

05/12/2023

05/12/2023

Volgende actoren zijn betrokken in het communicatie gebeuren rond de diensten:

  1. Hoofd Diensten AMT
  2. Adj. Diensten
  3. Verantwoordelijke Medisch materiaal
  4. Postverantwoordelijke

Stappenplan



Naarmate de tijd kort, zal de Adj. Diensten herinneringsmails en oproepen in de WhatsApp groep versturen naar de leden om de resterende openstaande plaatsen ingevuld te krijgen.

Indien enkele dagen voor de dienst er nog steeds openstaande plaatsen zijn, zal de Adj. Diensten het Hoofd Diensten verwittigen. Hij zal op zijn beurt mee actief naar invulling van de posten voor die dienst zoeken.



Algemeen

SOP-ALG-8: Contacteer de juiste personen met het juiste mailadres

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
iedereen 1 30/05/2024 30/05/2024

Doel

Het doel van deze Standaard Operationele Procedure (SOP) is om een duidelijke en gestructureerde beschrijving te geven van de procedures die gevolgd moeten worden voor het verkrijgen en vernieuwen van het lidmaatschap bij AMT. Deze SOP is ontworpen om te waarborgen dat de juiste personen binnen de organisatie gecontacteerd worden met behulp van de correcte e-mailadressen.

Veiligheidsmaatregelen

NVT

Werkwijze

Wanneer er een vrijwilliger een e-mail wilt sturen binnen AMT, zijn er verschillende e-mailadressen met verschillende bestemmingen. Wanneer het juiste mailadres gebruikt wordt, komt de mail direct bij de juiste persoon en kan er eenvoudiger en sneller op geantwoord worden.

E-mailadressen

E-mailadres
 Doel van het e-mailadres
info@amt.events
 Algemeen e-mailadres
diensten@amt.events

Alles met betrekking tot EHBO-diensten
opleidingen@amt.events

Alles met betrekking tot opleidingen
penningmeester@amt.events

Alles met betrekking tot financiën
secretaris@amt.events

Alles met betrekking tot documenten, vergaderingen, ...
inschrijving@amt.events

Alles met betrekking tot inschrijvingen
materiaal@amt.events

Alles met betrekking tot materiaal
onkosten@amt.events

Alles met betrekking tot onkosten
api@amt.events

Wanneer je het Aanspreekpunt Integriteit wilt contacteren
klachten@amt.events

Wanneer er klachten zijn over iets binnen AMT
festival@amt.events

Alles met betrekking tot festivals
ict@amt.events

Alles met betrekking tot ict-platformen en mails
kledij@amt.events

Alles met betrekking tot kledij

Mochten er vragen zijn die niet specifiek aan een onderwerp gebonden zijn, kan je altijd een mail sturen naar info@amt.events en dan zal dit naar de juiste personen doorgestuurd worden.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Algemeen

SOP-ALG-9: Actieve werkgroepen en Taskforces

Actieve werkgroepen

Actieve werkgroepen worden beschreven in het intern reglement. Conform het intern reglement is hier het overzicht van de actieve werkgroepen te vinden.

Overzicht

Beschrijving werkgroepen

Ondersteuners

De ondersteuners is een werkgroep die bestaat uit de verantwoordelijke van gedelegeerde taken door het bestuur. Het zijn de dus de verantwoordelijke van kleinere groepen. De ondersteuners dienen om de nodige informatie van de ene verantwoordelijke naar de andere verantwoordelijke te krijgen om zo de werking zo vlot mogelijk te doen verlopen.

Actieve taskforces

Taskforces worden beschreven in het intern reglement. Conform het intern reglement is hier het overzicht van de taskforces te vinden.

Overzicht

Gegevens Taskforce

Taskforce TML

SPOC taskforce: Raven Van Hove
SPOC bestuur: Raven Van Hove
Doel: Het administratieve luik van de voorbereidingen voor TML opnemen. Hieronder verstaan we het registreren, informeren en inplannen van vrijwilligers.
Periode actief: 01/02/2025 - 31/08 /2025

Naam taskforce

SPOC taskforce:
SPOC bestuur: 
Doel:
Periode actief:

Welzijn

Welzijn

SOP-WEL-1: Ongewenst gedrag

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Alle leden

1

05/12/2023

26/01/2024

Doel

Deze standing operations procedure heeft tot doel om alle leden van het Antwerps Medisch Team een leidraad en houvast te geven wanneer zij slachtoffer zijn of in contact komen met ongewenst gedrag.

Definities

Die tot doel of gevolg heeft de gelijke behandeling van leden, vrijwilligers en patiënten aan te tasten of teniet te doen.



De taken als vertrouwenspersoon (API)

1

Beschikbaar zijn voor medewerkers die slachtoffers zijn van seksuele intimidatie, agressie en geweld en eventuele doorverwijzing.

2

Meedenken en adviseren over een mogelijke aanpak of een mogelijke oplossing van het probleem

3

Indien mogelijk bemiddelen of ervoor zorg dragen dat bemiddeling plaatsvindt.

4

Informatie verstrekken en adviseren over het wel of niet indienen van een klacht.

5

Begeleiding bij het indienen van een klacht en tijdens de klachtenprocedure

6

Verlenen van nazorg (indien gewenst).

7

Het bijhouden van een geanonimiseerde registratie van meldingen ten behoeve van het uit te brengen jaarverslag

8

Het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van beleid rondom terugdringing van ongewenst gedrag

Werkwijze

 

  1. Het slachtoffer wenst niet verder te gaan of trekt de melding in:

  1. Het slachtoffer wil gebruik maken van de informele procedure:

 

  1. Het slachtoffer maakt gebruik van de formele procedure.:

  1. De situatie is bedreigend:

  1. De situatie is niet bedreigend:

Flowchart 

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.



Welzijn

SOP-WEL-2: Traumatisch ervaringen

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

iedereen

1

07/12/2023

26/01/2024

Doel

Het doel van de procedure is om de hulpverleners en vrijwilligers de middelen en een houvast te bieden wanneer men enerzijds zelf een traumatische ervaring ondergaat en anderzijds om de signalen op te vangen dat iemand worstelt met een traumatische ervaring en hoe hier gepast op te reageren.

Definitie

Ieder mens maakt in zijn of haar leven schokkende gebeurtenissen mee, zoals de dood van een geliefd persoon, echtscheiding, ernstige ziekten, verkeersongevallen, etc. Uit ervaring weten we dat zo’n gebeurtenis psychologisch en sociologisch grote gevolgen kan hebben. De verwerking ervan duurt meestal langer dan de buitenwereld veronderstelt. Veel mensen hebben moeite met het goed verwerken van schokkende gebeurtenissen en hulp van anderen kan daarbij van grote betekenis zijn. Ook tijdens het werk van een hulpverlener kunnen voorvallen plaatsvinden die heftige emoties oproepen:

A group of people pushing a stretcher Description automatically generated

Wanneer spreken we van een schokkende gebeurtenis?

Over de specifieke aard van schokkende gebeurtenissen of traumatische ervaringen bestaan veel misverstanden. Mensen hanteren de term schok bijvoorbeeld al als het gaat om vervelende ervaringen die enige spanning of teleurstelling met zich meebrengen, zoals zakken voor een tentamen. Ook de term trauma heeft de laatste tijd aan populariteit gewonnen om pijnlijke ervaringen mee aan te duiden. Zo kunnen we de gebeurtenissen in vier categorieën onderverdelen:

Signalen

Als hulpverlener is het belangrijk om de signalen die een slachtoffer geeft te herkennen. Dit is cruciaal voor de hulpverlening naar het slachtoffer toe alsook te voorkomen dat dit een invloed heeft op de werking in de hulppost.

De meest voorkomende signalen zijn:

Hoe omgaan met een trauma

Het lijkt misschien een goed idee om een trauma weg te stoppen, maar dat is het niet. Door er niet aan te denken hoef men er ook niet mee om te gaan. Hierdoor komen trauma gerelateerde klachten soms hard terug. Ook vertoont men soms vermijdingsgedrag, misschien zonder dat men het zelf doorhebt. Uiteindelijk zal het, het herstel ten goede komen als men luistert naar je gevoel en daar iets mee doet en hulp zoekt.

image.png

 

Don’ts

Flowchart

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Welzijn

SOP-WEL-3: Manueel hanteren van lasten

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Welzijn

v1

13/01/2024

13/01/2024

Doel

Het doel van deze SOP is om de leden, vrijwilligers en hulpverleners te sensibiliseren omtrent het correct manueel hanteren van lasten en zodoende het risico op rugletsels, musculoskeletale aandoeningen en letsels door stoten te verkleinen.

1.a. Wat

Manueel hanteren van lasten: elke handeling waarbij een last door één of meer werknemers wordt vervoerd of ondersteund, zoals het optillen, neerzetten, duwen, trekken, dragen of verplaatsen van een last, en die vanwege de kenmerken ervan of ergonomisch ongunstige omstandigheden voor de werknemers gevaren inhoudt, met name voor rugletsels.

Nota: het optillen van een werktuig om het te gebruiken, wordt niet beschouwd als het manueel hanteren van lasten.

1.b. Risico’s

1.c. Risicofactoren

  • risico op rugletsel;
  • risico op musculoskeletale aandoeningen: nekklachten, schouderklachten, heup- en knieklachten (MSA);
  • risico op letsels door stoten tegen de last.

De risicofactoren vallen uiteen in 4 groepen:

  • kenmerken van de last zelf;
  • kenmerken van de lichamelijke inspanning voor het hanteren;
  • kenmerken van de taakorganisatie;
  • kenmerken van de werkomgeving.

1.d. Raadgevingen

1.e. Verboden werkzaamheden
  • Gebruik aangepaste hulpmiddelen.
  • Zoek steun; dat verlicht de rug.
  • Draag altijd veiligheidsschoenen als je zware lasten moet verplaatsen.
  • In de meeste gevallen beschermen handschoenen tegen mogelijke verwondingen.

Er zijn geen formele maximale gewichtslimieten vastgelegd voor het hanteren van lasten. Een aantal normen geeft wel een indicatie of code van goede praktijk voor het beperken van de lasten in functie van bepaalde situaties. 

Manueel hanteren van lasten is verboden voor zwangere werkneemsters tijdens de laatste drie maanden van de zwangerschap, en ook tijdens de borstvoeding. Gedurende de overige periode van de zwangerschap wordt het gezien als mogelijk risicovol en specifiek te beoordelen.

  1. Basis pricipes
  • Plaats de voeten: 
    • als een stevige steun op de grond;
    • uit elkaar aan beide kanten van de last;
    • de ene voet licht vooruit geschoven t.o.v. de andere voor een beter evenwicht.
  • Buig de benen.
  • Houd de rug goed recht (recht voor zich kijken helpt).
  • Neem de last vast, verzeker een goede greep met de handen.
  • Houd de last dicht bij het lichaam.
  • Richt je op door gebruik te maken van de spieren van de benen.
  • Houd je armen gestrekt.
  • De rug niet draaien tijdens een behandeling, maar alleen de voeten verplaatsen.
  • Als de last te zwaar of te hinderlijk is, niet proberen alleen te dragen, maar hulp vragen.

Fout 

Goed

Fout

Goed

Fout

Goed


  1. Basis tiltechniek 

  1. Kracht tiltechniek 

  1. Driepoot tiltechniek 

  1. Gedeeltelijke hurk tiltechniek

  1. De Golfer tiltechniek 

  1. Recht been tiltechniek

  1. Boven hoofd tiltechniek

  1. Draaipunt techniek

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Welzijn

SOP-WEL-4: Gehoorbescherming

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op

Welzijn

v1

13/01/2024

13/01/2024

Doel

Het doel van deze SOP is om de leden, vrijwilligers en hulpverleners te sensibiliseren omtrent het correct gebruik van gehoorbescherming ter voorkoming van gehoorschade op evenementen.

Wat is gehoorschade

Gehoorschade is de verslechtering of verstoring van het gehoor. In veel gevallen ontstaat gehoorschade door te lange blootstelling aan hard geluid, zoals harde muziek en vormen van lawaai. Gehoorschade kan ook ontstaan door bepaalde ziekten. Bij gehoorschade wordt meestal gedacht aan minder of slechter horen, maar ook de bekende piep (tinnitus) in de oren als gevolg van het luisteren naar luide muziek is een teken van gehoorschade.

Oorspronkelijk waren het voornamelijk mensen die door hun beroep veel aan hoge geluidsniveaus blootstaan (arbeiders enz.), die met gehoorschade te kampen kregen. Sinds het eind van de twintigste eeuw is het vooral het geregeld luisteren naar heel luide muziek (in discotheken, op muziekfestivals of events, of thuis met MP3-spelers enz.) waardoor mensen - waaronder ook vaak jongeren - gehoorschade oplopen.

Gehoorschade ontstaat als iemand langere tijd wordt blootgesteld aan geluidsniveaus boven 80 dB(A), met lawaaidoofheid als uiteindelijke gevolg. Vanaf geluidniveaus van 100 dB(A) kan acute gehoorschade optreden. In bijvoorbeeld een discotheek kan het geluidsniveau gemakkelijk boven de 100 dB(A) uitkomen. Ook het gebruik van koptelefoons bij het luisteren naar muziek kan gehoorschade veroorzaken als het volume hiervan te hard staat

Preventie

In België worden werknemers beschermd tegen te hoge geluidsniveaus sinds het invoeren van de Welzijnswet en later de Codex welzijn op het werk. Geluid boven bovenste actiewaarde van 85 dB(a) wordt als schadelijk beoordeeld, omdat het boven dat niveau bij langdurige blootstelling gehoorschade kan veroorzaken. Dit neemt niet weg dat langdurige blootstelling aan lagere geluidsniveaus evengoed gehoorschade kan veroorzaken

Schade door blootstelling aan lawaai is niet omkeerbaar of te genezen. Ook kan door hoge geluidsniveaus oorsuizen of -fluiten (tinnitus) ontstaan, de zogenaamde piepstress, die zeer hinderlijk is en niet zelden leidt tot psychische klachten.

Vanaf 80dB(a) = de onderste actiewaarde stelt de codex dat er dient nagedacht te worden over het gebruik van aangepaste PBM’s. Wordt de bovenste actiewaarde bereikt is het gebruik van gehoorbescherming verplicht.

Soorten gehoorbescherming

Er zijn verschillende soorten gehoorbescherming op de markt. De meest voorkomende worden hieronder opgesomd:

Oordoppen

Earbuds

Oorkappen

Autoplastieken

Schematische voorstelling

A thermometer with text overlay Description automatically generated

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Administratie

Dit hoofdstuk dient als een handleiding voor vrijwilligers bij AMT, met als doel hen te informeren over de verschillende administratieve taken en procedures die nodig zijn voor het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden en evenementen. Het bevat gedetailleerde instructies en richtlijnen om ervoor te zorgen dat alle administratieve zaken efficiënt en correct worden afgehandeld.

Deze handleidingen helpen vrijwilligers bij het efficiënt en correct uitvoeren van hun administratieve taken, wat bijdraagt aan de algehele organisatie en efficiëntie van AMT. Bij vragen of behoefte aan verdere ondersteuning kunnen vrijwilligers altijd contact opnemen via info@amt.events.

Administratie

SOP-ADM-1: Dienstadministratie

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
Iedereen 1 01/03/2024 01/03/2024

Doel

Deze procedure dienstadministratie heeft als doel de leden van de organisatie te informeren over de correcte manier van administratie voeren binnen AMT op diensten.

Een efficiënte en correcte dienstadministratie is cruciaal voor de goede werking van de dienst. Door een gestandaardiseerde werkwijze te hanteren, wordt gegarandeerd dat alle informatie uniform wordt vastgelegd en beheerd. Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie van de dienstverlening, en maakt het mogelijk om betere beslissingen te nemen.

Deze procedure dient als leidraad voor alle leden op dienst. Het is belangrijk dat iedereen zich vertrouwd maakt met de inhoud van deze procedure en deze naleeft.

Veiligheidsmaatregelen

Administratieve systemen

Rittenblad

Het rittenblad dient om op te volgen waar de ziekenwagen geweest is en wanneer er mee gereden is. Op deze manier kan er opgevolgd worden wie er wanneer mee gereden heeft.

Wanneer wordt dit ingevuld

Als er een begeleider bij is, vult deze het rittenblad in. Dit wordt gedaan op het einde van een rit, dus bij aankomst, hier wordt de eind kilometerstand opgeschreven. De reden van de rit moet ook steeds ingevuld worden (dit staat onderaan de pagina)

TIP: vul op het einde van de rit niet enkel de eind kilometerstand op, maar schrijf ook op de volgende lijn de begin kilometerstand op. Zo help je de volgende die het rittenblad invult.

Voorbeeld rittenblad

image.png


Tablet

De tablet is een instrument om de vrijwilligers te ondersteunen op evenementen of opleidingen. De tablet is uitgerust met een simkaart waar in noodgevallen mee gebeld kan worden naar een van de bestuursleden. Deze nummers zijn voorgeprogrammeerd in de tablet. 

Naast de simkaart staan er ook verschillende apps op de tablet die ter ondersteuning kunnen bieden tijdens een dienst. Deze hulpmiddelen kunnen helpen om een beter zorg te bieden aan de vrijwilligers.

De code van de tablet kan gevonden worden op het operatieorder die per dienst opgemaakt wordt.

Patiënregistratie

Op de tablet op het voorblad is een snelkoppeling te vinden naar de patiëntenregistratie. Dit is een Google Formulier op onze beveiligde Workspace. Hierin kan de verzorging geregistreerd worden.

Mocht er aangemeld moeten worden op het google account, gelieve dan Raven Van Hove te verwittigen via de tablet. De telefoonnummer staat voorgeprogrammeerd in de tablet.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Administratie

SOP-ADM-2: Lidmaatschap

Doelgroep Versie Aangemaakt op Gewijzigd op
Iedereen 1 01/03/2024 01/03/2024

Doel

Het doel van deze Standaard Operationele Procedure (SOP) is om een duidelijke en gestructureerde beschrijving te geven van de procedures die gevolgd moeten worden voor het verkrijgen en vernieuwen van het lidmaatschap bij AMT. Deze SOP is ontworpen om potentiële nieuwe leden en reeds bestaande leden te begeleiden door het proces van lidmaatschap, om ervoor te zorgen dat alle stappen eenvoudig te volgen zijn.

Veiligheidsmaatregelen

Werkwijze

Eerste lidmaatschap

Om je de eerste keer te registreren als vrijwilliger, dien je een mail te sturen naar inschrijving@amt.events. Onze administratie zal dan contact opnemen voor de verdere stappen.

Jaarlijks vernieuwen

In kader van de verzekeringen vragen wij om jaarlijk het lidmaatschap te vernieuwen. Jaarlijks wordt in januari de hernieuwingsmail uitgestuurd. Deze mail gaat vragen achter volgende zaken:

Er wordt jaarlijks een nieuwe afsprakennota gevraagd om steeds de meest correcte gegevens te hebben. Daarnaast baseren we ons op dit document om alle achterliggende zaken zoals o.a. de verzekeringen in orde te brengen.

Sinds de wet van 01/02/2023 zijn we verplicht om het strafblad op te vragen en op regelmatig tijdstip te controleren. AMT koos ervoor om dit jaarlijks te herbekijken. Het strafblad wordt conform met de AVG-richtlijnen verwerkt en enkel de zaken die een impact op het medisch aspect vormen worden in overweging genomen door het bestuur.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Administratie

SOP-ADM-3: Verzekeringsdocumenten

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
       

Doel

Veiligheidsmaatregelen

Werkwijze

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Administratie

SOP-ADM-5: Bruikleenkledij aanvragen

Doel

Deze procedure dient om het aanvragen van kledij te stroomlijnen binnen de vereniging. Belangrijk hierbij is dat deze procedure gaat over het verkrijgen van bruikleenkledij en geen leenkledij.


Wat is bruikleenkledij?
Bruikleenkledij oftewel persoonlijke leenkledij is kledij die door AMT voor een specifiek lid ter beschikking gesteld wordt. Dit wil zeggen dat een lid kledij in bruikleen krijgt specifiek voor zichzelf en daar ook de nodige zorg voor draagt (wassen, strijken, aandoen op daarvoor bestemde diensten)

Een lid kan altijd de  vraag stellen voor bruikleenkledij, deze vraag wordt individueel bekeken op basis van engagement en noodzaak voor de kledij. Een lid dat 1 dienst doet per jaar zal bijvoorbeeld geen recht hebben op persoonlijke bruikleenkledij, maar zal voor die specifieke dienst een set leenkledij ter beschikking krijgen. Op het einde van de dienst geeft de vrijwilliger die kledij dan terug.

image.png

Veiligheidsmaatregelen

nvt

Werkwijze

Passen van de kledij

Om de juiste maten van kledij te kunnen bestellen, kunnen leden op een woensdagavond (of op een eerder afgesproken moment) kledij komen passen op de Klaver (Klaverbladdreef 3, 2610 Wilrijk).

Breng het kledij-team op de hoogte

Dit kan door hen of een van de ondersteuners aan te spreken of door een mailtje te sturen naar kledij@amt.events of door op een woensdagavond iemand aan te spreken.

Noteer je kledijmaten

Je kan altijd je kledijmaten noteren op het daarvoor bestemde blad op de Klaver, je kan deze maten altijd aanpassen wanneer nodig.

Daarnaast is het ook belangrijk dat je je maten weet.

Officiële kledij

Kledingstuk

Polo

Sioen-polo.jpg

Broek

Vdp-broek.png
Softshell

Softyshell-sioen.webp

Trui

trui.jpg

Vraag tot eigen kledij

Om de kledij aan te vragen, moet je een mailtje sturen naar: kledij@amt.events

In deze mail vermeld je volgende zaken:

check de procedure: Kledijpunten

Bevestiging bestelling

1 keer per maand (op het einde van de maand) wordt de kledij besteld. Wanneer de bestelling gedaan wordt, wordt elke vraag naar kledij beantwoord met de boodschap dat deze besteld is.

Krijgen van bruikleenkledij

Wanneer de kledij aangekomen is, worden de personen via mail op de hoogte gesteld dat hun kledij er is.

image.png

Wat is bruikleenkledij?
Bruikleenkledij oftewel persoonlijke leenkledij is kledij die door AMT voor een specifiek lid ter beschikking gesteld wordt. Dit wil zeggen dat een lid kledij in bruikleen krijgt specifiek voor zichzelf en daar ook de nodige zorg voor draagt (wassen, strijken, aandoen op daarvoor bestemde diensten)

Een lid kan altijd de  vraag stellen voor bruikleenkledij, deze vraag wordt individueel bekeken op basis van engagement en noodzaak voor de kledij. Een lid dat 1 dienst doet per jaar zal bijvoorbeeld geen recht hebben op persoonlijke bruikleenkledij, maar zal voor die specifieke dienst een set leenkledij ter beschikking krijgen. Op het einde van de dienst geeft de vrijwilliger die kledij dan terug.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Administratie

SOP-ADM-6: Kledijpunten - NIET MEER IN GEBRUIK

Doelgroep

Versie

Aangemaakt op

Gewijzigd op
Alle leden
 1 01/03/2024 07/09/2024

Kledijpunten zijn niet meer in gebruik. 
Wij werken nu met leenkledij en bruikleenkledij

Meer informatie te vinden op:

Niet meer in gebruik

Doel

Deze procedure heeft als doel alle leden van AMT in te lichten over de werking van kledijpunten.

Veiligheidsmaatregelen

Als AMT behouden we het recht om het inwisselen van kledijpunten te weigeren indien het lid hier overmatig gebruikt van maakt binnen eenzelfde jaar. Hiermee wordt rekening gehouden met de normale slijtage + reserve kledij voor de vrijwilliger.

Werkwijze

Achterhaald

Hoe verkrijgen van kledijpunten

Wanneer een lid diensten gedaan heeft of opleidingen gegeven heeft, kan deze aanspraak maken op een onkostenvergoeding. Als er voor gekozen wordt door het lid om deze vergoeding niet aan te vragen, dan wordt de gepresteerde dienst of opleiding omgezet in een kledijpunt.

Wat kan er mee gedaan worden

Kledijpunten kunnen zoals de naam het zegt ingewisseld worden voor dienstkledij conform de kledijvoorwaarden. Dit gebeurd conform de procedure kledij aanvragen.

Kledijpunten kunnen niet meer verkregen worden. Hier stappen we volledig van af. We gaan werken met een beter leensysteem en daar enorm in investeren. Uiteraard zal er een mogelijkheid zijn om jouw kledij in bruikleen te krijgen.

Lees de Procedure Kledij in bruikleen

Wat met mijn reeds verkregen kledijpunten?

Deze kledijpunten gaan uitfaseren over 3 jaar, wat wilt dit zeggen?

Als je nog kledijpunten hebt, dan kan je deze opgebruiken tot en met 01/07/2027. Na deze datum zullen alle kledijpunten geschrapt worden die er nog zijn.

Procedure kledij voorschriften

Procedure kledij aanvragen


Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.

Materiaal

Documenten

Documenten

Voorbeeld onkostennota

Downloadbaar bestand

Downloadbaar: Onkostennota AMT 2024 

Voorbeeld

onkostennota_AMT_2024-1.png

Documenten

Voorbeeld Kledijfiche

Check hier het document template - Kledij in bruikleen.pdfafbeelding.png

afbeelding.png

Informatie Partners

Informatie Partners

SOP UC - 2024

SOP_final_2024-afbeeldingen-0.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-1.jpgSOP_final_2024-afbeeldingen-2.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-3.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-4.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-5.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-6.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-7.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-8.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-9.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-11.jpg

SOP_final_2024-afbeeldingen-13.jpg