# Procedureboek
# Algemeen
Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de algemene procedures binnen AMT, bedoeld om de dagelijkse operaties en interacties te stroomlijnen. Het dient als een handleiding voor medewerkers en vrijwilligers om hen te helpen begrijpen hoe verschillende taken en processen moeten worden uitgevoerd, wat bijdraagt aan de algehele efficiëntie en consistentie binnen de organisatie.
Deze handleidingen zijn bedoeld om vrijwilligers van AMT te ondersteunen bij het efficiënt en consistent uitvoeren van hun taken, wat bijdraagt aan een gestructureerde en goed georganiseerde werkcultuur. Voor vragen of verdere ondersteuning kunnen medewerkers en vrijwilligers altijd contact opnemen via info@amt.events.
# SOP-ALG-1: Kledijvoorschriften
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Alle vrijwilligers
| 2
| 25/07/2023
| 27/06/2023
|
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Iedereen
| 1
| 27/06/2023
| 04/07/2023
|
We kiezen ervoor om in dit document personen aan te spreken met de voornaamwoorden hij/hem, het staat u vrij deze voornaamwoorden te interpreteren als de voornaamwoorden die voor u van toepassing zijn. We kiezen hiervoor om de tekst op een overzichtelijke en duidelijke manier te schrijven.
#### Reglement
##### **1. Definities**
Dienstverantwoordelijke is de persoon die in het bestuursorgaan zetelt, verkozen uit de leden voor deze functie.
Hulppostverantwoordelijke is de persoon die op een dienst de leiding heeft. Deze wordt eventueel bijgestaan door een of meerdere adjunct-Hulppost Verantwoordelijken.
##### **2. Hulppostverantwoordelijke**
De dienstverantwoordelijke duidt geruime tijd op voorhand een hulppostverantwoordelijke aan en verstrekt hem alle relevante, operationele informatie over deze dienst. Bij aankomst op de dienst contacteert de hulppostverantwoordelijke de organisatie. Hij is het permanente, enige aanspreekpunt voor de organisatie. De hulppostverantwoordelijke mag niet meer dan 12 uur (inclusief pauzes) werken, ongeacht het aantal dagen. Tussen de shiften is een minimum rustperiode van 8 uur van toepassing.
De uren beginnen te lopen bij aanvang van het evenement.
##### **3. Vrijwilligerswerk**
Alle hulpverleners van AMT doen onbezoldigd dienst, onverminderd de regels aangaande onkostenvergoedingen.
Iedere vrijwilliger heeft de afsprakennota van vrijwilligers onderschreven met de rechten en plichten van de vrijwilligers; hierin wordt verwezen naar de afspraken die gemaakt zijn over de terugbetaling van gemaakte kosten en een forfaitaire vergoeding.
**4. Actieve leden**
De dienstverantwoordelijk bepaalt – in overleg met het bestuursorgaan – welke personen kunnen worden ingeschakeld voor welke dienst.
##### **5. Aanwezigheid op dienst**
Alle vrijwilligers zijn tijdig op de afgesproken vertrekplaats. Op dienst begeven ze zich naar de aangeduide plaats en blijven daar tot ze afgelost worden of de hulppostverantwoordelijke het einde van de dienst afkondigt. Iedereen helpt mee opbouwen en opruimen. Indien de hulpverlener toezegde om mee op dienst te gaan, en plots niet meer kan, verwittigt deze tijdig de dienstverantwoordelijke zodat er voor vervanging kan gezorgd worden.
Een hulpverlener mag niet meer dan 12 uur (inclusief pauzes) per dag werken, ongeacht het aantal dagen. Tussen de shiften is een minimum rustperiode van 8 uur van toepassing.
De uren beginnen te lopen bij aanvang van het evenement.
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-09/qfQbHfiXhdoqt5ak-image.png)
##### **6. Rijgedrag**
De hulppostverantwoordelijke duidt de bestuurder van de ziekenwagen of ander rollend materiaal aan. Voor de ziekenwagen is dit steeds een persoon van minstens 21 jaar; met minstens 3 jaar rijervaring; met minimaal rijbewijs B; met medische rijgeschiktheid. Als bestuurder van ander rollend materiaal dan een ziekenwagen (bv. materiaalwagen, gator, quad, medical bike) voldoet de bestuurder minstens aan de wettelijke vereisten of deze binnen AMT overeengekomen vereisten om het voertuig te besturen. Iedere bestuurder van rollend materieel, eigendom van AMT of gehuurd door AMT, dient zich te houden aan het verkeersreglement. Overtredingen zijn voor rekening van de bestuurder. Enkel bij dringende opdrachten wordt er gebruikgemaakt van zwaailicht, indien nodig gecombineerd met het speciale geluidstoestel.
De ziekenwagen wordt steeds vertrekkensklaar gehouden, ook na de dienst. Het is het streefdoel om de bestuurder van een ziekenwagen niet langer dan 3 uur onafgebroken te laten rijden. Als AMT verwachten wij van de bestuurders van een voertuig dat deze zich houden aan een nultolerantie inzake alcohol, drugs en medicijnen die invloed hebben op uw rijvaardigheid.
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-09/AY2Xu0w4CpC0nREz-image.png)
##### **7. Gezag**
Bij aanvang van de dienst geeft de hulppostverantwoordelijke richtlijnen en doet een taakverdeling. De toegewezen taak of ploegverdeling is misschien niet altijd overeenkomstig de persoonlijke wensen van de vrijwilliger, de hulppostverantwoordelijke streeft altijd het algemeen nut na. Suggesties zijn welkom, discussies in aanwezigheid van derden of bij urgenties zijn uit den boze.
##### **8. Dienstwaarneming**
Er nemen steeds voldoende vrijwilligers aandachtig de activiteiten waar op een hulpdienst. De aangewezen dienstplaats verlaten zonder aflossing of zonder zekerheid dat deze bewaakt is en blijft, is uit den boze. De vrijwilliger verwittigt steeds zijn collega-vrijwilligers of hulppostverantwoordelijke, zelfs als de vrijwilliger tijdelijk weg wil (honger, dorst, sanitaire stop).
Hulpverleners met minder ervaring worden steeds samen met een ervaren vrijwilliger opgesteld. In de mate van het mogelijke worden van verzorgingsmomenten ook leermomenten gemaakt.
##### **9. Verzorgingen**
De vrijwilliger zal de verzorgingen steeds nauwgezet, met respect voor het slachtoffer, uitvoeren volgens de filosofie van AMT, zoals het onderwezen wordt in de vereniging op cursussen en bijscholingen.
##### **10. Administratie**
Iedere hulpverlener noteert de verrichte verzorging via het daarvoor voorziene platform.
Verzorgingen bij eigen vrijwilligers worden afzonderlijk genoteerd op het ongevallenregister.
Administratie van de verreden kilometers en van vervoerde patiënten gebeurt door de bestuurder van elke wagen.
Aan het einde van de dienst laat de hulppostverantwoordelijke een document aftekenen door de organisator dat AMT de dienst mag verlaten.
##### **11. Radiocommunicatie**
De radiocommunicatie gebeurt volgens het systeem van een geleid of open net, dit wordt door de hulppostverantwoordelijke beslist in kader van het evenement. Radiocommunicatie dient beperkt te worden tot de essentie van het bericht. Enkel berichten in verband met de hulpverlening mogen via de radio verzonden worden. De hulppostverantwoordelijke staat in voor de verdeling van de toestellen en waakt erover dat enkel vergunde toestellen in gebruik zijn.
##### **12. Verzekering**
Iedere vrijwilliger dient minimum 16 jaar te zijn en in orde te zijn met zijn documenten en beschikken over een geldige dienst badge indien deze ter beschikking gesteld is.
De vrijwilliger geniet van een verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen op dienst.
De verzekering vervalt bij gebruik van alcohol, drugs, medicatie die functioneren in gedrang brengt, moedwillig wangedrag of herhaaldelijke fout.
Een zwangere vrijwilliger maakt zodra zij op de hoogte is van de zwangerschap een melding aan de dienstverantwoordelijke, die deze melding vertrouwelijk zal behandelen. Zij doet geen dienst die door de aard en intensiteit een mogelijk risico inhoud. Het gaat hier o.a. om trillingen veroorzaakt door motoren of machines, geluid boven 80 db, risico op agressie, mogelijke besmettingen bij o.a. diensten met kinderen en mensen met mentale en motorische beperkingen. M.a.w. fuiven, ziekenvervoer, ziekenvervoer 112, jeugdtornooien, festivals, kindernamiddagen, motorsporten… Zij kan zich wel inzetten voor administratieve taken (inschrijvingen, dispatching…) buiten de risicozone. Zwangere vrijwilligers mogen niet heffen de laatste 3 maanden van de zwangerschap.
Vrijwilligers die hun zwangerschap verzwijgen zijn zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle risico’s en gevolgen.
Zieke of gekwetste vrijwilligers gaan niet mee op dienst en laten dit steeds weten zodra ze weten dat ze niet mee kunnen gaan.
Voor vrijwilligers ouder dan 70 jaar dient de vrijwilliger jaarlijks een medisch attest van geschiktheid te bezorgen aan het bestuursorgaan. Bij gebrek aan een medisch attest wordt de vrijwilliger niet ingeschakeld.
Vrijwilligers ouder dan 75 jaar en jonger dan 80 jaar worden enkel nog ingezet voor logistieke doeleinden.
Personen ouder dan 80 jaar kunnen niet meer genieten van een AMT-verzekering persoonlijke ongevallen.
Vrijwilligers kunnen de polisvoorwaarden opvragen bij het bestuursorgaan.
##### **13. Persoonlijke bezittingen**
Het meenemen op dienst van persoonlijke bezittingen gebeurt op eigen risico. AMT is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging.
##### **14. Beroepsgeheim**
Alle informatie, als vrijwilliger of hulpverlener verkregen over een patiënt of andere, valt onder de zwijgplicht (privacywetgeving en medisch beroepsgeheim art. 458 en 458 bis van het Sw.).
De hulppostverantwoordelijke neemt kennis en bewaakt de toepassing van de AMT-uitgeschreven richtlijnen omtrent privacy op dienst.
##### **15. Derden**
Enkel de personen, aangeduid door de dienstverantwoordelijke, zijn toegelaten op dienst. Andere personen dienen zich te schikken naar het reglement van de bezoekers (o.a. toegangsprijs, voedsel en drank…). Vrijwilligers nemen omwille van mogelijke risico’s en de nood aan toezicht geen kinderen -16 jaar en dieren mee op dienst.
##### **16. Kledij**
Op dienst wordt de officiële dienstkledij van AMT gedragen. De kledij draagt enkel de door AMT erkende kentekens. Iedere persoon is verantwoordelijk voor de hem toegewezen kledij en schoenen. De dienstbadge wordt duidelijk zichtbaar gedragen indien deze door AMT verstrekt is.
Een vrijwilliger in opdracht van AMT, in uniform van AMT, draagt geen uiterlijke tekenen waaruit politieke, religieuze of filosofische overtuiging zou blijken. Alle officiële dienstkledij werd vastgelegd in het intern reglement. [Dit is hier te vinden. ](http://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-alg-1-kledijvoorschriften "SOP-ALG-1: Kledijvoorschriften")
##### **17. Hygiëne**
Een hulpverlener dient verzorgd op dienst te verschijnen. De gedragen kledij is zuiver, de lichaamshygiëne onberispelijk: propere en korte nagels, geen juwelen, piercings die risico inhouden voor de eigen veiligheid en gelnagels, bescheiden cosmetica.
##### **18. Eten**
Eten en dranken worden voorzien door de organisatie of AMT, tenzij vooraf anders gemeld. Grote eters kunnen best een extra lunchpakket voorzien. Er wordt niet gegeten, gedronken in de verzorgingsruimte.
Eetpauzes worden geregeld door de hulppostverantwoordelijke. Klachten over het eten gebeuren eveneens via de hulppostverantwoordelijke.
##### **19. Persoonlijke beschermingsmiddelen**
Het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen (bv. helm op risico diensten) tijdens een dienst zal worden bepaald door de hulppostverantwoordelijke. De nodige persoonlijke beschermingsmiddelen zullen door de geleding ter beschikking worden gesteld voor de hulpverleners.
Iedere hulpverlener draagt veiligheidsschoenen van het type S3, hoog model (boven enkels) of tenminste stevige wandelschoenen. Vrijwilligers die deze niet dragen, worden niet ingezet op dienst/ziekenvervoer.
Voor vragen rond preventie en veiligheid kan de geleding en de vrijwilliger terecht bij de interne preventiedienst via [preventie@amt.events](mailto:preventie@amt.events)
##### **20. Alcohol en drugs**
Het gebruik van alcohol, energiedranken of verdovende middelen enkele uren voor, tijdens maar ook na een dienst, nog in uniform zijnde, zijn ten alle tijde verboden. Bij uiterlijke kenmerken of een vermoeden van gebruik, bij het disfunctioneren van de vrijwilliger beslist de hulppostverantwoordelijke om de vrijwilliger uit te sluiten van de dienst.
Het gebruik van zware medicatie waarbij het verboden is machines of voertuigen te bedienen, dient gemeld te worden aan de dienstverantwoordelijke en hulppostverantwoordelijke.
##### **21. Uittreksel strafregister**
Iedere vrijwilliger dient een geldig attest van goed gedrag en zeden (596.2) te kunnen voorleggen. Indien het attest niet blanco is, dan zal het bestuursorgaan zich over de inzetbaarheid van de vrijwilliger buigen.
#### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via [info@amt.events](mailto:info@amt.events) of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ALG-3: Indienen van onkosten/vrijwilligersvergoedingen
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Iedereen
| 1
| 27/06/2023
| 27/06/2023
|
Onkosten kunnen uiterlijk tot **2 maanden** na de betreffende maand van de dienst worden ingediend en zullen zo snel mogelijk door AMT worden betaald, afhankelijk van de financiële situatie.
Wanneer er afspraken gemaakt worden voor een specifieke situatie, zullen deze de bovenstaande afspraken vervangen voor de duur van de specifieke situatie.
De vrijwilliger dient zelf bij te houden hoeveel vrijwilligersvergoedingen deze ontvangen heeft over mogelijks verschillende organisaties heen per kalenderjaar en verklaard op eer dat die niet over het maximale bedrag gaat. AMT is niet aansprakelijk indien de vrijwilliger toch het maximale bedrag overschrijdt.
### Het formulier
De onkosten worden steeds met hetzelfde formulier verstuurd. De onkostennota is hier te vinden [Onkostennota](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/voorbeeld-onkostennota "Voorbeeld onkostennota")
Wanneer er op voorhand een akkoord is gegeven om kilometers aan te rekenen, dan mag er **0,35** **euro** aangerekend worden per kilometer.
### Doorsturen
Het document wordt steeds doorgestuurd naar , hier worden de documenten dan nagekeken. Als deze volledig correct zijn ingevuld, worden ze doorgestuurd naar onze boekhouding. Mocht er toch een foutje ingeslopen zijn, dan wordt de vrijwilliger gecontacteerd om deze te vervolledigen.
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ALG-4: AMT-portaal - Aanmelden
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Iedereen
| 1.1
| 27/06/2023
| 27/06/2023
|
LET OP: Het e-mailadres dat je hebt ingevuld, moet hetzelfde zijn als het e-mailadres dat je hebt doorgegeven aan AMT. Als je dit hebt gedaan en geregistreerd werd door een medewerkers van AMT, dan kan je een nieuw wachtwoord aanvragen.
### Stap 4: Klik op maak mijn account
### Stap 5.1: Je e-mail is niet gevonden
Werd je e-mail niet gevonden, controleer dan even op typfouten. Als die er niet zijn, heb je waarschijnlijk een ander e-mailadres opgegeven.
Probeer het gerust opnieuw, of neem contact op via [info@amt.events](mailto:info@amt.events)
### Stap 5.2: Je e-mail is gevonden
### Stap 6: Check je e-mail
In je mailbox vind je een e-mail met een link waarop je kan klikken. Of je kan deze link kopiëren en in je internet browser plakken. Hierna kan je de gevraagde stappen doorlopen.
### Stap 7: Kies je gebruikersnaam en wachtwoord
Je kan hier je gebruikersnaam eenmalig instellen en je wachtwoord kiezen.
### Stap 8: Je bent ingelogd
Je bent nu ingelogd, je kan naar believen het portaal gebruiken.
LET OP: Je bent maar 30 minuten ingelogd, nadien word je uitgelogd.
## Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via [info@amt.events](mailto:info@amt.events) of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ALG-5: Intern Reglement
Logo
### Logo
#### ****Beschrijving van het Logo:
| [](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-07/Jqr4cDrnQR4pwPph-amt-logo-v1-transparant-hq.png)
| [](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-07/MYD7wGWF5O2vBEDK-amt-logo-v1-hq-geen-tekst.png)
|
- Het logo van het Antwerps Medisch Team (AMT) bestaat uit een blauw hart met daarin een geel kruis, omgeven door een dunne blauwe cirkel.
- Het hart symboliseert zorg en medeleven, terwijl het kruis staat voor medische hulp en ondersteuning.
- De kleuren van het logo zijn specifiek:
- Blauw: Hex kleurcode #0036b6
- Geel: Hex kleurcode #fadb3b
- Onder het hart en het kruis kunnen de letters "AMT" in een stevige blauwe typografie (Hex kleurcode #0036b6) staan, die de naam van de vereniging afkorten.
#### Gebruik van het Logo:
- Het logo mag uitsluitend worden gebruikt voor officiële doeleinden van de vereniging.
- Het gebruik van het logo door externe partijen is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het bestuur.
- Wijzigingen aan het logo, zoals kleurveranderingen of aanpassingen aan de vorm, zijn niet toegestaan zonder goedkeuring van het bestuur.
Waarden en normen van AMT vzw
### Waarden en normen van AMT vzw
#### Waarden:
1. **Vrijwilligersgerichtheid**:
- AMT is een vereniging voor en door vrijwilligers.
- De vereniging wil kleinschalig en op maat van vrijwilligers opereren.
2. **Samenwerking en Partnerschap**:
- AMT streeft naar gelijkwaardige partnerschappen met andere organisaties.
- AMT werkt samen, niet in een ondergeschikt verband, met andere organisaties.
3. **Kleinschaligheid**:
- De vereniging hecht belang aan het behouden van een kleinschalige structuur.
- Voor grotere diensten zoekt AMT partnerschappen om de kleinschaligheid te bewaren.
4. **Preventieve Diensten en Opleidingen**:
- AMT richt zich op kleine en middelgrote preventieve diensten en opleidingen.
- De vereniging biedt zowel commerciële als niet-commerciële diensten aan.
5. **Reputatie en Erkenning**:
- AMT streeft ernaar een gekende en gereputeerde speler te worden in het opleidingslandschap.
- Opleidingen voor jeugdwerk en het middenveld vormen de kernactiviteit van AMT.
#### Normen:
1. **Vrijwilligersmaat**:
- De organisatie moet haar activiteiten aanpassen aan de behoeften en capaciteiten van vrijwilligers.
2. **Gelijkwaardigheid in Partnerschappen**:
- Bij samenwerkingen moet AMT gelijkwaardige relaties nastreven en vermijden dat ze een ondergeschikte rol speelt.
3. **Focus op Kernactiviteiten**:
- AMT richt zich primair op preventieve diensten en opleidingen, met een bijzondere focus op jeugdwerk en het middenveld.
4. **Behoud van Kleinschaligheid**:
- Het belang van kleinschaligheid moet worden behouden, zelfs bij het aangaan van partnerschappen voor grotere diensten.
5. **Commerciële en Niet-Commerciële Balans**:
- De organisatie moet een balans vinden tussen commerciële en niet-commerciële activiteiten.
Vrijwillig lid
### Vrijwillig lid
Om vrijwillig lid te zijn van het Antwerps Medisch Team (AMT) moeten de volgende voorwaarden worden vervuld:
1. **Ondertekening van de Afsprakennota**:
- Elk vrijwillig lid dient aan het begin van elk kalenderjaar de afsprakennota te ondertekenen. Deze nota bevat de gedragsregels, verwachtingen en verplichtingen van de vrijwilliger binnen de vereniging.
2. **Voorlegging van Strafblad Model 596.2**:
- Vrijwillige leden moeten een uittreksel uit het strafregister, model 596.2, laten inkijken door het bestuur of bezorgen aan de inschrijvingen. Dit uittreksel dient te bevestigen dat de vrijwilliger geschikt is om te werken binnen de context van AMT.
3. **Bijwonen van Bijscholingen**:
- Vrijwillige leden zijn verplicht om regelmatig bijscholingen te volgen. Deze bijscholingen zijn bedoeld om de voeling met de werking van de vereniging te behouden en de competenties van de vrijwilligers up-to-date te houden.
- De frequentie en inhoud van de bijscholingen worden door het bestuur vastgesteld en tijdig gecommuniceerd aan de leden.
4. **Actieve Deelname en Inzet**:
- Van elk vrijwillig lid wordt verwacht dat het actief deelneemt aan de activiteiten van de vereniging en zich inzet voor de doelen en waarden van AMT.
- Leden dienen zich aan te melden voor diensten en activiteiten en deze naar beste vermogen te vervullen.
5. **Communicatie en Samenwerking**:
- Vrijwillige leden moeten openstaan voor communicatie en samenwerking met andere leden en het bestuur.
- Eventuele problemen of conflicten moeten tijdig worden gemeld en besproken met het bestuur om een constructieve oplossing te vinden.
6. **Lidmaatschapsbeëindiging**:
- Indien een vrijwillig lid niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden, kan het bestuur besluiten het lidmaatschap te beëindigen.
- Het betrokken lid wordt vooraf geïnformeerd over de redenen voor de beëindiging en krijgt de gelegenheid om zich te verantwoorden.
Door aan deze voorwaarden te voldoen, dragen vrijwillige leden bij aan een veilige, professionele en harmonieuze werking van het Antwerps Medisch Team.
Rechten en plichten van de vrijwilligers
### Rechten en plichten van de vrijwilligers
#### Rechten:
1. **Respectvolle Behandeling**:
- Elk vrijwillig lid heeft recht op respectvolle behandeling door medevrijwilligers, het bestuur en andere betrokkenen bij de vereniging.
2. **Toegang tot Informatie**:
- Vrijwillige leden hebben recht op toegang tot relevante informatie en documentatie die nodig is voor de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden.
- Specifieke procedures en richtlijnen zijn te vinden op de wiki van de vereniging:[ www.wiki.amt.events](http://www.wiki.amt.events).
3. **Bijscholing en Training**:
- Vrijwillige leden hebben recht op regelmatige bijscholing en training om hun vaardigheden en kennis te verbeteren en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen de vereniging.
4. **Ondersteuning en Begeleiding**:
- Vrijwillige leden hebben recht op ondersteuning en begeleiding door het bestuur en ervaren leden om hun taken effectief uit te voeren.
5. **Inspraak en Feedback**:
- Vrijwillige leden hebben recht op inspraak in de activiteiten en beslissingen van de vereniging en kunnen feedback geven over hun ervaringen en de werking van de vereniging.
#### Plichten:
1. **Nakomen van Afsprakennota**:
- Elk vrijwillig lid is verplicht de afsprakennota te ondertekenen en na te leven. Deze nota bevat de gedragsregels, verwachtingen en verplichtingen binnen de vereniging.
2. **Verstrekken van Vereiste Documenten**:
- Vrijwillige leden moeten een uittreksel uit het strafregister, model 596.2, laten inkijken door het bestuur of bezorgen aan de inschrijvingen om hun geschiktheid te bevestigen.
3. **Deelname aan Bijscholingen**:
- Vrijwillige leden zijn verplicht om regelmatig bijscholingen te volgen, zoals vastgesteld door het bestuur, om hun competenties up-to-date te houden en de werking van de vereniging te blijven begrijpen.
4. **Actieve Deelname**:
- Vrijwillige leden moeten actief deelnemen aan de activiteiten van de vereniging en hun taken en verantwoordelijkheden naar beste vermogen vervullen.
5. **Samenwerking en Communicatie**:
- Vrijwillige leden moeten openstaan voor samenwerking en effectieve communicatie met andere leden en het bestuur. Eventuele problemen of conflicten moeten tijdig worden gemeld en besproken om een constructieve oplossing te vinden.
6. **Vertrouwelijkheid en Integriteit**:
- Vrijwillige leden moeten vertrouwelijkheid en integriteit respecteren in hun omgang met informatie en activiteiten van de vereniging.
7. **Naleving van Procedures**:
- Vrijwillige leden zijn verplicht om de procedures en richtlijnen zoals vermeld op de wiki van de vereniging[ www.wiki.amt.events](http://www.wiki.amt.events) te kennen en na te leven.
Werkgroepen
### Werkgroepen
#### Opstarten van werkgroep
- Het bestuur heeft het recht om conform de statuten werkgroepen op te richten ter ondersteuning van de doelstellingen van de vereniging.
- De oprichting van een werkgroep kan op eigen initiatief van het bestuur plaatsvinden of op voorstel van de leden.
- Een lijst van alle actieve werkgroepen en hun leden zal beschikbaar zijn op de interne wiki van de vereniging, zodat alle medewerkers toegang hebben tot deze informatie.
- Leden van de werkgroep worden benoemd door het bestuur, waarbij rekening wordt gehouden met hun expertise en beschikbaarheid.
##### Werking
- Werkgroepen houden periodieke vergaderingen om de voortgang van hun werkzaamheden te bespreken en te evalueren.
#### Wettelijk lid afvaardigen door een werkgroep
##### Voordrachtprocedure
- Elke actieve werkgroep kan een lid voordragen om als wettelijk lid de werkgroep te vertegenwoordigen op de algemene vergadering.
- De voordracht van het lid wordt intern binnen de werkgroep besproken en goedgekeurd door een meerderheid van de leden van de werkgroep.
- De naam van het voorgedragen lid wordt schriftelijk meegedeeld aan het bestuur door de werkgroep via .
##### Goedkeuring door het Bestuur
- Het bestuur beoordeelt de voordracht en keurt deze goed of af binnen een termijn van twee weken na ontvangst van de voordracht.
- Bij goedkeuring wordt de bekrachtiging door de Algemene Vergadering geagendeerd op de volgende vergadering
- Bij afkeuring zal het bestuur schriftelijk de redenen voor afkeuring mededelen aan de werkgroep, die vervolgens een nieuw lid kan voordragen.
##### Eindbeslissing door de Algemene Vergadering
- De algemene vergadering heeft het eindbeslissingsrecht om een voorgedragen lid al dan niet als wettelijk lid te aanvaarden.
- Het besluit van de algemene vergadering is bindend en wordt schriftelijk vastgelegd.
##### Rechten en Plichten van het Voorgedragen Lid
- Het voorgedragen lid heeft dezelfde rechten en plichten als andere wettelijke leden op de algemene vergadering, inclusief stemrecht, mits goedgekeurd door de algemene vergadering.
- Het voorgedragen lid is verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van de standpunten en belangen van de werkgroep tijdens de algemene vergadering.
- Het voorgedragen lid rapporteert na de algemene vergadering terug aan de werkgroep over de behandelde onderwerpen en genomen beslissingen.
##### Termijn en Herverkiezing
- Het mandaat van het voorgedragen lid als wettelijk lid is geldig voor één jaar, of tot het moment dat het lid niet meer actief is in de betreffende werkgroep, wat zich het eerst voordoet.
- De werkgroep kan te allen tijde een nieuw lid voordragen om de huidige vertegenwoordiger te vervangen, mits deze voordracht goedgekeurd wordt door het bestuur en de algemene vergadering. Belangrijk is dat hier een goede motivatie voor moet zijn.
##### Einde Mandaat
- Het mandaat van het gekozen wettelijk lid vervalt automatisch indien het lid niet meer actief is in de betreffende werkgroep.
- De werkgroep dient het bestuur onmiddellijk te informeren indien een wettelijk lid niet meer actief is, zodat een nieuwe vertegenwoordiger kan worden voorgedragen.
#### Ontbinding van Werkgroepen
- Het bestuur heeft het recht om een werkgroep te ontbinden wanneer de doelstellingen zijn bereikt, wanneer de werkgroep niet effectief functioneert, of wanneer dit in het belang van de vereniging is.
- De ontbinding van een werkgroep moet schriftelijk worden vastgelegd en gedeeld met alle betrokkenen.
Taskforces
### Taskforces
Een taskforce is een groep vrijwilligers die samenkomen voor een specifiek doel, in tijd beperkt. Na het verlopen van de vooropgestelde tijd, wordt de taskforce automatisch opgeheven. **Een taskforce kan functioneren zonder een verantwoordelijke en heeft steeds een SPOC (Single Point Of Contact).** Ook vanuit het bestuur zal er een SPOC aangesteld worden. Een taskforce heeft de verplichting om op regelmatige basis de SPOC van het bestuur in te lichten over de vooruitgang van het project.
[SPOC (Single Point Of Contact) is één aanspreekpunt voor klanten over een service, activiteit of programma voor de wijze van communicatie met, persoon (s) en organisaties (s) geassocieerd met de bron. Een SPOC kan een persoon of een afdeling zijn, die als coördinator of verzamelpunt van informatie over een service, activiteit of programma. ](https://www.sixsigma.nl/woordenboek/spoc "SPOC | Defenitie")
#### Opstarten taskforce
- Een taskforce kan enkel opgestart worden met toestemming van het bestuur
- Elke werkgroep kan een aanvraag voor een taskforce indienen bij het bestuur, de aanvraag omvat volgende zaken:
- De reden voor het opstarten van de werkgroep
- Het specifieke doel van de taskforce SMART geformuleerd
- Meetinstrument om het doel te meten
- De periode voor welk de taskforce actief gaat zijn
- Een benadering van het aantal personen dat de taskforce nodig zou hebben
- Eventuele ondersteunende zaken die nodig zijn om de taskforce te doen werken (e-mailadressen, een eigen Google Drive map, een budget om aankopen te kunnen doen, ...)
- Er wordt een melding gemaakt naar alle leden dat een taskforce opgestart wordt en er wordt gevraagd of ze interesse hebben om deel te nemen aan de taskforce
- Indien er meer leden zijn die willen deelnemen aan de taskforce dan oorspronkelijk ingeschat, dan kan er bekeken worden of de extra leden een meerwaarde vormen voor de taskforce
- Er wordt een overweging gemaakt om te bepalen wat de motivatie en intenties zijn om deel te nemen aan de taskforce.
- Het bestuur zal de leden goedkeuren in de taskforce
- Er wordt een SPOC voorzien vanuit het bestuur die de Taskforce mee zal opvolgen.
- De lijst met Werkgroepen en Taskforces zal aangevuld worden op de wiki met de nieuwe taskforce en de gegevens hiervan.
[Check de lijst met Actieve Werkgroepen en Taskforces](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-alg-9-actieve-werkgroepen-en-taskforces "SOP-ALG-9: Actieve werkgroepen en Taskforce")
#### Werking Taskforce
- Aantstellen van een SPOC op een democratische wijze
- Een SPOC zal steeds het aanspreekpunt zijn voor het bestuur en zal degene zijn die de informatie bundelt en overdraagt. Op deze manier gaat er geen informatie verloren, is de informatie eenduidig en zal er steeds en is het duidelijk voor iedereen wie er moet aangesproken worden voor vragen.
- Een taskforce komt samen op regelmatige basis en maakt hier verslag van op.
- Het verslag wordt steeds doorgestuurd door de SPOC naar het bestuur op het dan bepaalde mailadres.
- Bij vragen vanuit de Taskforce, bespreekt de SPOC van de taskforce deze met de SPOC van het bestuur.
- Bij vragen vanuit het bestuur, bespreekt de SPOC van het bestuur deze met de SPOC van de taskforce.
- Een lid van de taskforce kan ten alle tijden de taskforce verlaten door een mail te sturen naar de SPOC van de taskforce en de SPOC van het bestuur.
#### Ontbinden van een Taskforce
Een taskforce kan op verschillende manieren opgeheven worden:
- Bij beslissing van het bestuur
- Wanneer de vooropgestelde tijd verlopen is (tenzij voor het verstrijken van de periode er door de taskforce gevraagd wordt om de periode te verlengen, in dat geval wordt er een motivatie voorzien. Het bestuur zal beslissen of de verlenging toegestaan wordt)
- Wanneer de doelstelling van de taskforce bereikt is, afgemeten aan de meetinstrumenten bij de oprichting beslist of opgemaakt
Bij het einde van de taskforce wordt er een overdracht voorzien aan de SPOC van het bestuur van wat er door de taskforce gedaan is/wat ze bereikt hebben. Dit omvat de stappen die gezet zijn, belangrijke zaken die opgemerkt werden, eventuele voorstellen voor langdurende projecten, processen die opgezet zijn, eventuele zaken die goed zijn om te weten mocht de taskforce nogmaals opgestart worden.
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Iedereen
| 1
| 27/07/2023
| 27/07/2023
|
| Alfa
| Hotel
| Oscar
| Victor
|
| Bravo
| India
| Papa
| Whiskey
|
| Charlie
| Juliette
| Quebec
| X-ray
|
| Delta
| Kilo
| Romeo
| Yankee
|
| Echo
| Lima
| Sierra
| Zulu
|
| Foxtrot
| Mike
| Tango
| \_ break/blanco
|
| Golf
| November
| Uniform
|
|
| Over
| Einde eigen mededeling
| Begrepen
| Boodschap is begrepen
|
| Affirmatief
| Bevestiging
| Sitrep
| Situatieschets
|
| Wait
| Wacht met zenden
| Radiostilte
| Iedereen luistert, niemand zendt
|
| Standby
| Blijf wachten op instructies
| Radiotest
| Testen zenden/ontvangst
|
| Voorrang
| Oproeper krijgt voorrang op anderen
| 1 op 5
| ontvangst heel slecht, boodschap niet begrepen
|
| Herhaal bericht
| Bericht is niet begrepen, herhaal
| 5 op 5
| Ontvangst prima, boodschap goed begrepen
|
| Stop
| Einde communicatie, gegeven door ECC
| Roger
| Ik heb de boodschap begrepen en doe het nodige
|
| Negatief
| Neen
|
|
|
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Alle leden
| 1
| 05/12/2023
| 05/12/2023
|
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| iedereen | 1 | 30/05/2024 | 30/05/2024 |
|---|
### Doel
Het doel van deze Standaard Operationele Procedure (SOP) is om een duidelijke en gestructureerde beschrijving te geven van de procedures die gevolgd moeten worden voor het verkrijgen en vernieuwen van het lidmaatschap bij AMT. Deze SOP is ontworpen om te waarborgen dat de juiste personen binnen de organisatie gecontacteerd worden met behulp van de correcte e-mailadressen.
### Veiligheidsmaatregelen
NVT
### Werkwijze
Wanneer er een vrijwilliger een e-mail wilt sturen binnen AMT, zijn er verschillende e-mailadressen met verschillende bestemmingen. Wanneer het juiste mailadres gebruikt wordt, komt de mail direct bij de juiste persoon en kan er eenvoudiger en sneller op geantwoord worden.
#### E-mailadressen
| **E-mailadres**
| **Doel van het e-mailadres**
|
| [info@amt.events](mailto://info@amt.events)
| Algemeen e-mailadres
|
| [diensten@amt.events](mailto://diensten@amt.events)
| Alles met betrekking tot EHBO-diensten
|
| [opleidingen@amt.events](mailto://opleidingen@amt.events)
| Alles met betrekking tot opleidingen
|
| [penningmeester@amt.events](mailto://penningmeester@amt.events)
| Alles met betrekking tot financiën
|
| [secretaris@amt.events](mailto://secretaris@amt.events)
| Alles met betrekking tot documenten, vergaderingen, ...
|
| [inschrijving@amt.events](mailto://inschrijving@amt.events)
| Alles met betrekking tot inschrijvingen
|
| [materiaal@amt.events](mailto://materiaal@amt.events)
| Alles met betrekking tot materiaal
|
| [onkosten@amt.events](mailto://onkosten@amt.events)
| Alles met betrekking tot onkosten
|
| [api@amt.events](mailto://api@amt.events)
| Wanneer je het Aanspreekpunt Integriteit wilt contacteren
|
| [klachten@amt.events](mailto://klachten@amt.events)
| Wanneer er klachten zijn over iets binnen AMT
|
| [festival@amt.events](mailto://festival@amt.events)
| Alles met betrekking tot festivals
|
| [ict@amt.events](mailto://ict@amt.events)
| Alles met betrekking tot ict-platformen en mails
|
| [kledij@amt.events](mailto://kledij@amt.events)
| Alles met betrekking tot kledij
|
Mochten er vragen zijn die niet specifiek aan een onderwerp gebonden zijn, kan je altijd een mail sturen naar en dan zal dit naar de juiste personen doorgestuurd worden.
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ALG-9: Actieve werkgroepen en Taskforces
### Actieve werkgroepen
Actieve werkgroepen worden beschreven in het intern reglement. Conform het intern reglement is hier het overzicht van de actieve werkgroepen te vinden.
#### Overzicht
- Ondersteuners
#### Beschrijving werkgroepen
##### Ondersteuners
De ondersteuners is een werkgroep die bestaat uit de verantwoordelijke van gedelegeerde taken door het bestuur. Het zijn de dus de verantwoordelijke van kleinere groepen. De ondersteuners dienen om de nodige informatie van de ene verantwoordelijke naar de andere verantwoordelijke te krijgen om zo de werking zo vlot mogelijk te doen verlopen.
### Actieve taskforces
Taskforces worden beschreven in het intern reglement. Conform het intern reglement is hier het overzicht van de taskforces te vinden.
#### Overzicht
#### Gegevens Taskforce
##### Taskforce TML
**SPOC taskforce:** Raven Van Hove
**SPOC bestuur:** Raven Van Hove
**Doel:** Het administratieve luik van de voorbereidingen voor TML opnemen. Hieronder verstaan we het registreren, informeren en inplannen van vrijwilligers.
**Periode actief:** 01/02/2025 - 31/08 /2025
##### Naam taskforce
SPOC taskforce:
SPOC bestuur:
Doel:
Periode actief:
# Welzijn
# SOP-WEL-1: Ongewenst gedrag
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Alle leden
| 1
| 05/12/2023
| 26/01/2024
|
Patrick is van hoofde uit Preventieadviseur en heeft de opleiding vertrouwenspersoon gevolgd. De vertrouwenspersoon staat ter beschikking van de leden en vrijwilligers van AMT. U kan Patrick steeds bereiken via mail – [api@amt.events](mailto:api@amt.events) – of via telefoon op het nummer +32(0)473.60.64.94
| De taken als vertrouwenspersoon (API)
|
| 1
| Beschikbaar zijn voor medewerkers die slachtoffers zijn van seksuele intimidatie, agressie en geweld en eventuele doorverwijzing.
|
| 2
| Meedenken en adviseren over een mogelijke aanpak of een mogelijke oplossing van het probleem
|
| 3
| Indien mogelijk bemiddelen of ervoor zorg dragen dat bemiddeling plaatsvindt.
|
| 4
| Informatie verstrekken en adviseren over het wel of niet indienen van een klacht.
|
| 5
| Begeleiding bij het indienen van een klacht en tijdens de klachtenprocedure
|
| 6
| Verlenen van nazorg (indien gewenst).
|
| 7
| Het bijhouden van een geanonimiseerde registratie van meldingen ten behoeve van het uit te brengen jaarverslag
|
| 8
| Het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van beleid rondom terugdringing van ongewenst gedrag
|
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| iedereen
| 1
| 07/12/2023
| 26/01/2024
|
| Doelgroep
| Versie
| Aangemaakt op
| Gewijzigd op
|
| Welzijn
| v1
| 13/01/2024
| 13/01/2024
|
| 1.a. Wat
|
| Manueel hanteren van lasten: elke handeling waarbij een last door één of meer werknemers wordt vervoerd of ondersteund, zoals het optillen, neerzetten, duwen, trekken, dragen of verplaatsen van een last, en die vanwege de kenmerken ervan of ergonomisch ongunstige omstandigheden voor de werknemers gevaren inhoudt, met name voor rugletsels.
Nota: het optillen van een werktuig om het te gebruiken, wordt niet beschouwd als het manueel hanteren van lasten.
|
| 1.b. Risico’s
| 1.c. Risicofactoren
|
| - risico op rugletsel;
| | - risico op musculoskeletale aandoeningen: nekklachten, schouderklachten, heup- en knieklachten (MSA);
| | - risico op letsels door stoten tegen de last.
|
| De risicofactoren vallen uiteen in 4 groepen:
| - kenmerken van de last zelf;
| | - kenmerken van de lichamelijke inspanning voor het hanteren;
| | - kenmerken van de taakorganisatie;
| | - kenmerken van de werkomgeving.
|
|
| 1.d. Raadgevingen
| 1.e. Verboden werkzaamheden
|
| - Gebruik aangepaste hulpmiddelen.
- Zoek steun; dat verlicht de rug.
- Draag altijd veiligheidsschoenen als je zware lasten moet verplaatsen.
- In de meeste gevallen beschermen handschoenen tegen mogelijke verwondingen.
| Er zijn geen formele maximale gewichtslimieten vastgelegd voor het hanteren van lasten. Een aantal normen geeft wel een indicatie of code van goede praktijk voor het beperken van de lasten in functie van bepaalde situaties.
Manueel hanteren van lasten is verboden voor zwangere werkneemsters tijdens de laatste drie maanden van de zwangerschap, en ook tijdens de borstvoeding. Gedurende de overige periode van de zwangerschap wordt het gezien als mogelijk risicovol en specifiek te beoordelen.
|
| 1. Basis pricipes
|
| - Plaats de voeten:
- als een stevige steun op de grond;
- uit elkaar aan beide kanten van de last;
- de ene voet licht vooruit geschoven t.o.v. de andere voor een beter evenwicht.
- Buig de benen.
- Houd de rug goed recht (recht voor zich kijken helpt).
- Neem de last vast, verzeker een goede greep met de handen.
- Houd de last dicht bij het lichaam.
- Richt je op door gebruik te maken van de spieren van de benen.
- Houd je armen gestrekt.
- De rug niet draaien tijdens een behandeling, maar alleen de voeten verplaatsen.
- Als de last te zwaar of te hinderlijk is, niet proberen alleen te dragen, maar hulp vragen.
|
| Fout
| Goed
| Fout
| Goed
| Fout
| Goed
|
| 
| 
| 
| 
| 
| 
|
| 2. Basis tiltechniek
| 3. Kracht tiltechniek
|
| 
| 
|
| 4. Driepoot tiltechniek
| 5. Gedeeltelijke hurk tiltechniek
|
| 
| 
|
| 6. De Golfer tiltechniek
| 7. Recht been tiltechniek
|
| 
| 
|
| 8. Boven hoofd tiltechniek
| 9. Draaipunt techniek
|
| 
| 
|
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| Welzijn
| v1
| 13/01/2024
| 13/01/2024
|
|---|
### Doel
Het doel van deze SOP is om de leden, vrijwilligers en hulpverleners te sensibiliseren omtrent het correct gebruik van gehoorbescherming ter voorkoming van gehoorschade op evenementen.
### Wat is gehoorschade
Gehoorschade is de verslechtering of verstoring van het gehoor. In veel gevallen ontstaat gehoorschade door te lange blootstelling aan hard geluid, zoals harde muziek en vormen van lawaai. Gehoorschade kan ook ontstaan door bepaalde ziekten. Bij gehoorschade wordt meestal gedacht aan minder of slechter horen, maar ook de bekende piep (tinnitus) in de oren als gevolg van het luisteren naar luide muziek is een teken van gehoorschade.
Oorspronkelijk waren het voornamelijk mensen die door hun beroep veel aan hoge geluidsniveaus blootstaan (arbeiders enz.), die met gehoorschade te kampen kregen. Sinds het eind van de twintigste eeuw is het vooral het geregeld luisteren naar heel luide muziek (in discotheken, op muziekfestivals of events, of thuis met MP3-spelers enz.) waardoor mensen - waaronder ook vaak jongeren - gehoorschade oplopen.
Gehoorschade ontstaat als iemand langere tijd wordt blootgesteld aan geluidsniveaus boven 80 dB(A), met lawaaidoofheid als uiteindelijke gevolg. Vanaf geluidniveaus van 100 dB(A) kan acute gehoorschade optreden. In bijvoorbeeld een discotheek kan het geluidsniveau gemakkelijk boven de 100 dB(A) uitkomen. Ook het gebruik van koptelefoons bij het luisteren naar muziek kan gehoorschade veroorzaken als het volume hiervan te hard staat
### Preventie
In België worden werknemers beschermd tegen te hoge geluidsniveaus sinds het invoeren van de Welzijnswet en later de Codex welzijn op het werk. Geluid boven bovenste actiewaarde van 85 dB(a) wordt als schadelijk beoordeeld, omdat het boven dat niveau bij langdurige blootstelling gehoorschade kan veroorzaken. Dit neemt niet weg dat langdurige blootstelling aan lagere geluidsniveaus evengoed gehoorschade kan veroorzaken
Schade door blootstelling aan lawaai is niet omkeerbaar of te genezen. Ook kan door hoge geluidsniveaus oorsuizen of -fluiten (tinnitus) ontstaan, de zogenaamde piepstress, die zeer hinderlijk is en niet zelden leidt tot psychische klachten.
Vanaf 80dB(a) = de onderste actiewaarde stelt de codex dat er dient nagedacht te worden over het gebruik van aangepaste PBM’s. Wordt de bovenste actiewaarde bereikt is het gebruik van gehoorbescherming verplicht.
### Soorten gehoorbescherming
Er zijn verschillende soorten gehoorbescherming op de markt. De meest voorkomende worden hieronder opgesomd:
| Oordoppen
| Earbuds
|
|---|
| Oorkappen
| Autoplastieken
|
|---|
### Schematische voorstelling
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# Administratie
Dit hoofdstuk dient als een handleiding voor vrijwilligers bij AMT, met als doel hen te informeren over de verschillende administratieve taken en procedures die nodig zijn voor het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden en evenementen. Het bevat gedetailleerde instructies en richtlijnen om ervoor te zorgen dat alle administratieve zaken efficiënt en correct worden afgehandeld.
Deze handleidingen helpen vrijwilligers bij het efficiënt en correct uitvoeren van hun administratieve taken, wat bijdraagt aan de algehele organisatie en efficiëntie van AMT. Bij vragen of behoefte aan verdere ondersteuning kunnen vrijwilligers altijd contact opnemen via info@amt.events.
# SOP-ADM-1: Dienstadministratie
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| Iedereen | 1 | 01/03/2024 | 01/03/2024 |
|---|
### Doel
Deze procedure dienstadministratie heeft als doel de leden van de organisatie te informeren over de correcte manier van administratie voeren binnen AMT op diensten.
Een efficiënte en correcte dienstadministratie is cruciaal voor de goede werking van de dienst. Door een gestandaardiseerde werkwijze te hanteren, wordt gegarandeerd dat alle informatie uniform wordt vastgelegd en beheerd. Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie van de dienstverlening, en maakt het mogelijk om betere beslissingen te nemen.
Deze procedure dient als leidraad voor alle leden op dienst. Het is belangrijk dat iedereen zich vertrouwd maakt met de inhoud van deze procedure en deze naleeft.
### Veiligheidsmaatregelen
### Administratieve systemen
#### Rittenblad
Het rittenblad dient om op te volgen waar de ziekenwagen geweest is en wanneer er mee gereden is. Op deze manier kan er opgevolgd worden wie er wanneer mee gereden heeft.
##### Wanneer wordt dit ingevuld
Als er een begeleider bij is, vult deze het rittenblad in. Dit wordt gedaan op het einde van een rit, dus bij aankomst, hier wordt de eind kilometerstand opgeschreven. De reden van de rit moet ook steeds ingevuld worden (dit staat onderaan de pagina)
TIP: vul op het einde van de rit niet enkel de eind kilometerstand op, maar schrijf ook op de volgende lijn de begin kilometerstand op. Zo help je de volgende die het rittenblad invult.
##### Voorbeeld rittenblad
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-10/PWdAHP2wwXTYyRqT-image.png)
#### Tablet
De tablet is een instrument om de vrijwilligers te ondersteunen op evenementen of opleidingen. De tablet is uitgerust met een simkaart waar in noodgevallen mee gebeld kan worden naar een van de bestuursleden. Deze nummers zijn voorgeprogrammeerd in de tablet.
Naast de simkaart staan er ook verschillende apps op de tablet die ter ondersteuning kunnen bieden tijdens een dienst. Deze hulpmiddelen kunnen helpen om een beter zorg te bieden aan de vrijwilligers.
De code van de tablet kan gevonden worden op het operatieorder die per dienst opgemaakt wordt.
##### Patiënregistratie
Op de tablet op het voorblad is een snelkoppeling te vinden naar de patiëntenregistratie. Dit is een Google Formulier op onze beveiligde Workspace. Hierin kan de verzorging geregistreerd worden.
Mocht er aangemeld moeten worden op het google account, gelieve dan Raven Van Hove te verwittigen via de tablet. De telefoonnummer staat voorgeprogrammeerd in de tablet.
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ADM-4: Zet aanwezigheid op een dienst op SPOND
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| | | | |
|---|
### Doel
### Veiligheidsmaatregelen
### Werkwijze
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ADM-2: Lidmaatschap
| **Doelgroep** | **Versie** | **Aangemaakt op** | **Gewijzigd op** |
|---|
| Iedereen | 1 | 01/03/2024 | 01/03/2024 |
|---|
### Doel
Het doel van deze Standaard Operationele Procedure (SOP) is om een duidelijke en gestructureerde beschrijving te geven van de procedures die gevolgd moeten worden voor het verkrijgen en vernieuwen van het lidmaatschap bij AMT. Deze SOP is ontworpen om potentiële nieuwe leden en reeds bestaande leden te begeleiden door het proces van lidmaatschap, om ervoor te zorgen dat alle stappen eenvoudig te volgen zijn.
### Veiligheidsmaatregelen
### Werkwijze
#### Eerste lidmaatschap
Om je de eerste keer te registreren als vrijwilliger, dien je een mail te sturen naar [inschrijving@amt.events.](mailto:inschrijving@amt.events) Onze administratie zal dan contact opnemen voor de verdere stappen.
#### Jaarlijks vernieuwen
In kader van de verzekeringen vragen wij om jaarlijk het lidmaatschap te vernieuwen. Jaarlijks wordt in januari de hernieuwingsmail uitgestuurd. Deze mail gaat vragen achter volgende zaken:
- Opnieuw invullen van afsprakennota + ondertekenen
- Indienen strafblad 596.2 (bestemd voor contact met minderjarige)
Er wordt jaarlijks een nieuwe afsprakennota gevraagd om steeds de meest correcte gegevens te hebben. Daarnaast baseren we ons op dit document om alle achterliggende zaken zoals o.a. de verzekeringen in orde te brengen.
Sinds de wet van 01/02/2023 zijn we verplicht om het strafblad op te vragen en op regelmatig tijdstip te controleren. AMT koos ervoor om dit jaarlijks te herbekijken. Het strafblad wordt conform met de AVG-richtlijnen verwerkt en enkel de zaken die een impact op het medisch aspect vormen worden in overweging genomen door het bestuur.
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ADM-3: Verzekeringsdocumenten
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| | | | |
|---|
### Doel
### Veiligheidsmaatregelen
### Werkwijze
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ADM-5: Bruikleenkledij aanvragen
### Doel
Deze procedure dient om het aanvragen van kledij te stroomlijnen binnen de vereniging. Belangrijk hierbij is dat deze procedure gaat over het verkrijgen van bruikleenkledij en geen leenkledij.
**Wat is bruikleenkledij?**
Bruikleenkledij oftewel persoonlijke leenkledij is kledij die door AMT voor een specifiek lid ter beschikking gesteld wordt. Dit wil zeggen dat een lid kledij in bruikleen krijgt specifiek voor zichzelf en daar ook de nodige zorg voor draagt (wassen, strijken, aandoen op daarvoor bestemde diensten)
Een lid kan altijd de vraag stellen voor bruikleenkledij, deze vraag wordt individueel bekeken op basis van engagement en noodzaak voor de kledij. Een lid dat 1 dienst doet per jaar zal bijvoorbeeld geen recht hebben op persoonlijke bruikleenkledij, maar zal voor die specifieke dienst een set leenkledij ter beschikking krijgen. Op het einde van de dienst geeft de vrijwilliger die kledij dan terug.
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-10/iGMaFi4anltqdN4n-image.png)
### Veiligheidsmaatregelen
nvt
### Werkwijze
#### Passen van de kledij
Om de juiste maten van kledij te kunnen bestellen, kunnen leden op een woensdagavond (of op een eerder afgesproken moment) kledij komen passen op de Klaver (Klaverbladdreef 3, 2610 Wilrijk).
#### Breng het kledij-team op de hoogte
Dit kan door hen of een van de ondersteuners aan te spreken of door een mailtje te sturen naar of door op een woensdagavond iemand aan te spreken.
#### Noteer je kledijmaten
Je kan altijd je kledijmaten noteren op het daarvoor bestemde blad op de Klaver, je kan deze maten altijd aanpassen wanneer nodig.
Daarnaast is het ook belangrijk dat je je maten weet.
#### Officiële kledij
| **Kledingstuk**
|
| Polo
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-03/sioen-polo.jpg)
|
| Broek
***[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-03/vdp-broek.png)***
|
| Softshell [](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-03/softyshell-sioen.webp)
|
| Trui
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-09/P7O2Vz66xWJU10Xp-trui.jpg)
|
## Vraag tot eigen kledij
Om de kledij aan te vragen, moet je een mailtje sturen naar:
In deze mail vermeld je volgende zaken:
- Je naam
- Het kledingstuk dat je wenst te bestellen
- De maat voor dat kledingstuk
[check de procedure: Kledijpunten](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-adm-6-kledijpunten-niet-meer-in-gebruik "SOP-ADM-6: Kledijpunten")
#### Bevestiging bestelling
1 keer per maand (op het einde van de maand) wordt de kledij besteld. Wanneer de bestelling gedaan wordt, wordt elke vraag naar kledij beantwoord met de boodschap dat deze besteld is.
### Krijgen van bruikleenkledij
Wanneer de kledij aangekomen is, worden de personen via mail op de hoogte gesteld dat hun kledij er is.
[](https://wiki.amt.events/uploads/images/gallery/2024-10/NDZqMMVB1vinWzov-image.png)
**Wat is bruikleenkledij?**
Bruikleenkledij oftewel persoonlijke leenkledij is kledij die door AMT voor een specifiek lid ter beschikking gesteld wordt. Dit wil zeggen dat een lid kledij in bruikleen krijgt specifiek voor zichzelf en daar ook de nodige zorg voor draagt (wassen, strijken, aandoen op daarvoor bestemde diensten)
Een lid kan altijd de vraag stellen voor bruikleenkledij, deze vraag wordt individueel bekeken op basis van engagement en noodzaak voor de kledij. Een lid dat 1 dienst doet per jaar zal bijvoorbeeld geen recht hebben op persoonlijke bruikleenkledij, maar zal voor die specifieke dienst een set leenkledij ter beschikking krijgen. Op het einde van de dienst geeft de vrijwilliger die kledij dan terug.
### Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via of spreek iemand van het bestuur aan.
# SOP-ADM-6: Kledijpunten - NIET MEER IN GEBRUIK
| **Doelgroep**
| **Versie**
| **Aangemaakt op**
| **Gewijzigd op**
|
|---|
| Alle leden
| 1 | 01/03/2024 | 07/09/2024 |
|---|
Kledijpunten zijn niet meer in gebruik.
Wij werken nu met leenkledij en bruikleenkledij
Meer informatie te vinden op:
Niet meer in gebruik
### Doel
Deze procedure heeft als doel alle leden van AMT in te lichten over de werking van kledijpunten.
### Veiligheidsmaatregelen
Als AMT behouden we het recht om het inwisselen van kledijpunten te weigeren indien het lid hier overmatig gebruikt van maakt binnen eenzelfde jaar. Hiermee wordt rekening gehouden met de normale slijtage + reserve kledij voor de vrijwilliger.
### Werkwijze
Achterhaald
#### Hoe verkrijgen van kledijpunten
Wanneer een lid diensten gedaan heeft of opleidingen gegeven heeft, kan deze aanspraak maken op een [onkostenvergoeding.](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-alg-3-indienen-van-onkostenvrijwilligersvergoedingen "SOP-ALG-3: Indienen van onkosten/vrijwilligersvergoedingen") Als er voor gekozen wordt door het lid om deze vergoeding niet aan te vragen, dan wordt de gepresteerde dienst of opleiding omgezet in een kledijpunt.
#### Wat kan er mee gedaan worden
Kledijpunten kunnen zoals de naam het zegt ingewisseld worden voor dienstkledij conform de kledijvoorwaarden. Dit gebeurd conform de procedure kledij aanvragen.
Lees de Procedure Kledij in bruikleen
#### Wat met mijn reeds verkregen kledijpunten?
Deze kledijpunten gaan uitfaseren over 3 jaar, wat wilt dit zeggen?
Als je nog kledijpunten hebt, dan kan je deze opgebruiken tot en met 01/07/2027. Na deze datum zullen alle kledijpunten geschrapt worden die er nog zijn.
[Procedure kledij voorschriften](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-alg-1-kledijvoorschriften "SOP-ALG-1: Kledijvoorschriften")
[Procedure kledij aanvragen](https://wiki.amt.events/books/procedureboek/page/sop-adm-5-bruikleenkledij-aanvragen "SOP-ADM-5: Kledij aanvragen")