SOP-ALG-7: Communicatie diensten

Actoren

Volgende actoren zijn betrokken in het communicatie gebeuren rond de diensten:

1. Hoofd Diensten AMT
2. Adj. Diensten
3. Verantwoordelijke Medisch materiaal
4. Postverantwoordelijke

Schematische voorstelling

Stappenplan

Aanvraag voor een dienst

Een aanvraag wordt ontvangen voor de uitvoering van een dienst door het Antwerps Medisch Team.
Het hoofd Diensten onderzoekt en verwerkt de aanvraag en neemt een beslissing over het al dan niet aannemen van de aanvraag.

Aanvaarding van de dienst

Wanneer de dienst is aanvaard zal het Hoofd Diensten de gegevens in Spond invoeren en op basis van de aanvraag het aantal slots openzetten voor de hulpverleners. Er kan een onderscheid gemaakt worden voor de invulling door bepaalde categorieën van hulpverleners, bv. EHBO, DGH, … waardoor er meerdere ingaven voor dezelfde dienst in SPOND kunnen voorkomen.

Het Hoofd Diensten brengt vervolgens de Adj. Diensten op de hoogte en maakt alle gegevens waarover hij beschikt, over aan de Adj. Diensten. Wanneer de ontvangen gegevens onvoldoende zijn zal het Hoofd Diensten verdere informatie vergaren bij de organisator.

De Adj. Diensten verwerkt de verkregen informatie verder en stelt het operatieorder op. Indien de Adj. Diensten onvoldoende informatie heeft om het operatieorder op e maken zal hij verdere informatie opvragen bij het Hoofd Diensten.

Kennisgeving van de dienst

Zodra alle informatie is verwerkt zal de Adj. Diensten een mail ter kennisgeving opstellen en naar alle leden sturen via mail. In deze mail wordt summiere informatie verstrekt, via een vaste format, aan de leden zodat zij zich een beeld kunnen vormen van de desbetreffende dienst. De kennisgeving gebeurt terzelfder tijd als het vrijgeven van de dienst in SPOND.

De Adj. Diensten houdt SPOND in de gaten voor wat betreft:

• Invulling van de openstaande posten
• Kwalificatie van de hulpverleners (mogen zij op dienst ja/nee)
• Controle noodzaak leenkledij

Naarmate de tijd kort, zal de Adj. Diensten herinneringsmails en oproepen in de WhatsApp groep versturen naar de leden om de resterende openstaande plaatsen ingevuld te krijgen.

Indien enkele dagen voor de dienst er nog steeds openstaande plaatsen zijn, zal de Adj. Diensten het Hoofd Diensten verwittigen. Hij zal op zijn beurt mee actief naar invulling van de posten voor die dienst zoeken.

Operatieorder

Zodra alle gegevens verwerkt zijn maakt de Adj. Diensten het operatieorder op. Het operatieorder wordt opgeladen in Spond zodat het beschikbaar is voor de hulpverleners die de desbetreffende dienst verzekeren.

Tegelijk wordt een hard copy van het operatieorder in de backupmap bijgevoegd en bij het materiaal klaar gelegd.

Materiaal

Eens het operatieorder is opgemaakt neemt de Adj. Diensten contact met de Verantwoordelijke Materiaal. De Verantwoordelijke Materiaal coördineert verder met de verantwoordelijken medisch- en logistiek materiaal om de materiaalkarren klaar te maken.

Flowchart