SOP-MAT-005: Materiaal kwijt of gestolen op dienst
Doelgroep |
Versie |
Aangemaakt op |
Gewijzigd op |
|---|---|---|---|
| Alle vrijwilligers op dienst, dagverantwoordelijken | 1 | 05/11/2026 | 05/11/2026 |
Doel
Deze procedure beschrijft wat je doet als materiaal van AMT kwijt is of gestolen werd tijdens een dienst. Hoe sneller we het weten, hoe groter de kans dat het terugkomt, en hoe sneller we kunnen beperken wat er mis kan gaan (bv. een tablet met patiëntgegevens of een radio in verkeerde handen).
Veiligheidsmaatregelen
Ga nooit zelf achter een dief aan en spreek geen verdachte personen aan. Je veiligheid gaat altijd voor op materiaal. Verwittig de DV en de security van het evenement.
Werkwijze
Stap 1 – Eerst goed zoeken
Veel materiaal is niet "weg" maar staat ergens anders. Kijk eerst:
- in de andere koffers, tassen en dozen van de post;
- bij de andere ploegen (mobiele ploegen, andere posten op het terrein);
- in de voertuigen;
- bij een patiënt die vervoerd werd: ging er materiaal mee met de ziekenwagen of de MUG (spalk, deken, zuurstofmasker, …)?
- bij de organisator, de security of de lost & found van het evenement.
Stap 2 – Verwittig de dagverantwoordelijke
Vind je het niet terug? Meld het meteen aan de DV, niet pas op het einde van de dienst. De DV:
- vraagt het na bij alle vrijwilligers op de dienst;
- meldt het bij de organisator, de security en de lost & found, met een beschrijving (AMT-logo, nummer, kleur, …);
- zorgt dat de dienst veilig kan verdergaan (zie hieronder).
Stap 3 – Kan de dienst verder?
Is het verloren materiaal nodig voor de hulpverlening (AED, radio, zuurstof, …) en is er geen reserve? Dan volgt de DV dezelfde stappen als bij kritisch materiaal dat kapot is: vervangmateriaal laten brengen en de organisator verwittigen dat de hulpverlening tijdelijk beperkt is (zie SOP-MAT-004).
Stap 4 – Extra stappen voor bepaald materiaal
| Materiaal | Wat extra? |
|---|---|
| Tablet, gsm, laptop of ander toestel met (patiënt)gegevens | Meld het meteen aan het bestuur en aan privacy@amt.events, ook 's nachts of in het weekend. Het toestel moet zo snel mogelijk op afstand vergrendeld of gewist worden. Dit kan een datalek zijn: AMT heeft maar 72 uur om dat te melden. |
| Radio | Meld het meteen aan de DV. Verwittig de andere ploegen dat iemand anders mogelijk meeluistert: geef geen persoonsgegevens meer door via de radio. |
| Sleutels (van de Klaver, een voertuig, een koffer) | Meteen melden aan het bestuur, zodat bekeken kan worden of een slot vervangen moet worden. |
| Medicatie | Meteen melden aan de DV en het bestuur, met de naam en hoeveelheid. |
Stap 5 – Diefstal
Is het materiaal duidelijk gestolen (bv. ingebroken in een voertuig, tas weg uit de post)?
- De DV meldt het aan de security en de organisator.
- De DV verwittigt het bestuur. Het bestuur beslist of er aangifte gedaan wordt bij de politie. Voor de verzekering is meestal een proces-verbaal (PV) nodig.
- Noteer zo snel mogelijk wat je weet: wat, waar, wanneer je het laatst zag, wie er in de buurt was. Neem foto's van eventuele braakschade.
Stap 6 – Melden
De DV stuurt binnen 24 uur na de dienst een mail naar materiaalteam@amt.events (en bij diefstal ook naar het bestuur) met:
- welk materiaal (nummer of set, als dat erop staat);
- de dienst en de datum;
- waar en wanneer het voor het laatst gezien werd;
- wat al gedaan is (gezocht, gemeld bij lost & found, PV-nummer, …).
Noteer het ook in de debriefing van de dienst.
Komt het materiaal later toch terug?
Laat het meteen weten aan materiaalteam@amt.events. Het materiaalteam kijkt het na voor het terug in de dienstset gaat. Een teruggevonden toestel met gegevens wordt eerst nagekeken door het bestuur.
Wie betaalt?
Een vrijwilliger moet verloren of gestolen materiaal van AMT niet zelf betalen, behalve bij opzet, een zware fout of een lichte fout die steeds terugkomt (zoals bepaald in de vrijwilligerswet). Meld het dus altijd eerlijk en snel: dat helpt ons meer dan wachten in de hoop dat het nog opduikt.
Hoe voorkom je verlies? Laat waardevol materiaal (radio's, tablets, monitors, AED's) nooit onbewaakt achter, sluit voertuigen altijd af, en neem bij meerdaagse diensten waardevol materiaal mee of laat het in een afgesloten lokaal (zie SOP-DIE-VER-2). Persoonlijke spullen neem je mee op eigen risico (zie het dienstreglement, punt 13).
Vragen en opmerkingen
Je kan ons steeds een vraag sturen via materiaalteam@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.