SOP-ALG-3: Indienen van onkosten/vrijwilligersvergoedingen

Doel

Deze procedure voorziet vrijwilligers van duidelijke instructies en richtlijnen, zodat zij hun onkosten op een gestructureerde en georganiseerde manier kunnen indienen. Het uiteindelijke doel is om vrijwilligers een eerlijke vergoeding te verzekeren en een efficiënt proces voor de financiële administratie van de organisatie te waarborgen.

Veiligheidsmaatregelen

Niet van toepassing

Visuele weergave

Afspraken

Deze procedure is specifiek voor de indiening van forfaitaire onkosten gerelateerd aan de volgende situaties: gepresteerde EHBO-dienst op een evenement, gegeven opleidingen en gereden kilometers op verzoek van AMT.

Voor de kilometers gelden de volgende standaard afspraken: wanneer AMT vraagt om rechtstreeks naar een dienst te gaan, kan de vrijwilliger de kilometers declareren van Klaverbladdreef 3, 2610 Wilrijk naar het adres van de dienst, heen en terug. Kilometers om naar het verenigingslokaal te reizen worden door AMT niet vergoed, tenzij anders overeengekomen voorafgaand aan de dienst.

De onkosten worden per maand gegroepeerd en dienen maandelijks te worden ingediend, hetzij fysiek tijdens een woensdagavond, of via onkosten@amt.events.

Onkosten kunnen uiterlijk tot 2 maanden na de betreffende maand van de dienst worden ingediend en zullen zo snel mogelijk door AMT worden betaald, afhankelijk van de financiële situatie.

Wanneer er afspraken gemaakt worden voor een specifieke situatie, zullen deze de bovenstaande afspraken vervangen voor de duur van de specifieke situatie.

De vrijwilliger dient zelf bij te houden hoeveel vrijwilligersvergoedingen deze ontvangen heeft over mogelijks verschillende organisaties heen per kalenderjaar en verklaard op eer dat die niet over het maximale bedrag gaat. AMT is niet aansprakelijk indien de vrijwilliger toch het maximale bedrag overschrijdt.

Het formulier

De onkosten worden steeds met hetzelfde formulier verstuurd. De onkostennota is hier te vinden Onkostennota

Wanneer er op voorhand een akkoord is gegeven om kilometers aan te rekenen, dan mag er 0,35 euro aangerekend worden per kilometer.

Doorsturen

Het document wordt steeds doorgestuurd naar onkosten@amt.events, hier worden de documenten dan nagekeken. Als deze volledig correct zijn ingevuld, worden ze doorgestuurd naar onze boekhouding. Mocht er toch een foutje ingeslopen zijn, dan wordt de vrijwilliger gecontacteerd om deze te vervolledigen.

Vragen en opmerkingen

Je kan ons steeds een vraag sturen via info@amt.events of spreek iemand van het bestuur aan.